Maintenance des équipements : comment optimiser votre pilotage ?

Parce qu’il n’y a pas de formule magique, l’organisation est le maître-mot pour les professionnels de la maintenance. Le matériel a besoin d’une attention et de compétences particulières. Compétences notamment acquises par vos techniciens grâce à un suivi de formation éclairé.

Pas de magie certes, mais des stratégies efficientes et efficaces. 

Nous vous livrons ici un itinéraire détaillé pour arriver à votre but. Entre écueils à éviter, bonnes pratiques et outils, à vous de choisir votre marche à suivre. 

Les 6 écueils de la maintenance des équipements

Confronté à des problématiques toujours plus pointues et exigeantes, un examen minutieux des installations nécessite une bonne vision d’ensemble. Votre société doit s’adapter coûte que coûte. Certaines entreprises peuvent se trouver dépassées par cette conformité. Le pilotage en devient difficile au quotidien.

Si l’équipement n’est pas disponible, c’est la productivité qui est impactée. Une gestion trop “à vue” apporte quant à elle son lot d’ennuis. Entre pannes récurrentes et perte de rentabilité, il est nécessaire d’effectuer une recherche pour identifier les points de douleurs pour pouvoir mieux les traiter. 

1- NE PAS S’INSPIRER DES PROCESS INDUSTRIELS

Vous le savez, il existe différentes modalités de maintenance. Elles impliquent des compétences que doivent avoir vos techniciens. Cela dépend aussi de vos domaines d’activités et de la complexité des machines et des installations. Encore une fois, à défaut de traiter avec les industriels, il est intéressant de s’inspirer de leur fonctionnement. 

Chacune de ces interventions à son importance.

• La maintenance corrective remédie à la panne. Elle peut-être :
  • Soit palliative, c’est-à-dire qu’elle remet provisoirement en état en attendant une réparation. Elle évite surtout l’arrêt d’une machine et la perte de productivité qui pourrait en découler.
  • Soit curative, qui a lieu lors d’une panne irréversible nécessitant un changement de matériel partiel ou non. 

• La maintenance préventive est régulière et souvent normée. Les interventions s’effectuent selon un calendrier défini (“programmée”) ou selon un intervalle de temps (“systématique”)
• La maintenance prédictive vous donne un coup d’avance pour agir avant la panne. Elle utilise des capteurs qui permettent de surveiller en temps réel l’état de l’équipement grâce à un flux de données.

Ces trois types de maintenance sont essentiels. Le piège serait de vous focaliser uniquement sur un seul et de délaisser les autres. La prédictive étant moins répandue, c’est souvent la préventive qui en fait les frais au profit de la corrective. Et c’est vous qui payez l’addition ! Or, il est toujours plus sain de prévenir que de guérir. 

Pourtant, recourir aux trois sortes de maintenance vous amène à être plus productif et compétitif. Le pilotage de ces types d’opération nécessite une vision globale de l’entreprise. Ainsi qu’une organisation à toute épreuve au risque de recenser bon nombre de problématiques. 

2- LE COÛT ÉLEVÉ DE MAINTENANCE

Ne miser que sur la maintenance corrective envoie une mauvaise image de votre service à vos clients. Ne se basant que sur les interruptions de service pour agir, les retombées négatives s’accumulent. Rendement touché, coûts et réparations plus importants. Les opérations non planifiées sont plus ruineuses que celles prévues. Et si vous disposez de nombreuses références de pièces détachées, il y a fort à parier que vous sur-stockez !

3- LE Manque de visibilité sur l’état des équipements

Ne pas avoir de visibilité sur votre parc d’équipements est contre-productif. Impossible de vous concentrer sur la destination vers laquelle vous souhaitez emmener votre société sans boussole.

Dans quelle condition sont les machines et vos installations opérationnelles ?
Ont-elles besoin de maintenance ou d’être remplacées ?
Si elles tombent en panne, sous quels délais pouvez-vous recevoir les pièces nécessaires ? Ou l’opération occasionne-t-elle un remplacement ? Combien de temps l’équipement sera-t-il indisponible ? Quel impact sur votre activité ou celle de vos clients ? 

De plus, les entreprises qui ne tiennent pas à jour la liste des équipements risquent des vols sur certains d’entre eux. Ils peuvent passer inaperçus et obligent à investir de nouveau, entrainant des coûts supplémentaires. 

4- Les collaborateurs mécontents

Un parc d’équipements non entretenu agit souvent sur la satisfaction des employés qui en ont l’usage. Des outils de travail défaillants ne permettent pas une ambiance saine et une efficacité souveraine.

Le temps passé par vos techniciens sur la route fait partie des facteurs annexes qui influe sur leur bien-être et joue sur leur productivité. La planification devient vite un casse-tête surtout quand des collaborateurs sont absents. Cela rend les modalités d’opération plus complexes.

Une visite mal préparée peut aboutir à une réparation partielle ou impossible. Elle peut aussi faire prendre des risques à votre technicien. Cela peut être dû à un manque d’informations en amont, comme les données constructeur, l’historique des interventions passées, un niveau de compétence technique ou un outil particulier à prévoir. Technicien frustré et perte de temps pour votre entreprise. Et sans parler de l’impact écologique.

5- LA Sécurité mise à mal

Une maintenance des équipements non optimisée peut entraîner des risques importants. L’exploitation de certaines machines peut être primordiale à des utilisateurs. Sans maintenance, le danger augmente.

Pensez également à vos collaborateurs. Pour entretenir certains types d’installation, l’utilisation de matériel de sûreté peut être essentiel. Combinaison de protection, outils spéciaux… Sans un pilotage de parc fiable, les dangers sont accrus. Les modalités doivent être strictes et régulièrement évaluées. 

6- LA Perte de temps

En l’absence de stratégie optimale, les différents processus liés à une tâche de maintenance occasionnent une perte de temps, connue mais subie. La coordination de vos équipes est chronophage pour toutes les parties prenantes. L’attribution de l’opération de maintenance, sa réception par le technicien, son traitement, la rédaction du rapport, sa remise à l’équipe administrative, le déplacement de votre collaborateur à tel ou tel service pour valider chacune des étapes est un gouffre de temps sans égal. 

Avez-vous la main sur tous les flux pouvant être liés à une tâche de maintenance des équipements ? Votre machine a dû être remplacée, vous avez donc dû procéder à un changement de l’état des stocks et potentiellement dû commander de nouvelles pièces. Tous les renseignements doivent d’abord être réunies avant de pouvoir avoir une idée du coût. 

Il existe des solutions inspirées des processus industriels qui vous permettront de gagner du temps et de le mettre à profit de la productivité de votre service de maintenance. 

Quelles stratégies de maintenance des équipements adopter ?

Vouloir passer à l’action pour une optimisation accrue est une étape en soi. Percevoir ses points d’amélioration fait partie d’une évaluation introspective essentielle. Mais le changement peut rebuter.

Il est essentiel de vous donner les moyens techniques pour évoluer. Quand une machine est obsolète ou en perte de rendement, vous vous faites une raison et la remplacez. Pour le pilotage de votre maintenance des équipements, la réflexion doit être la même.

Vous avez déjà un logiciel pour votre gestion de maintenance ?
Vous aide-t-il à réduire le temps de trajets de vos techniciens ?
Vous donne-t-il accès à toutes les informations essentielles pour la gestion de vos équipes ? 

Pour vous, les tableurs Excel, les dossiers et bons d’interventions papiers sont au cœur du pipeline de votre activité. Misez sur le confort et passez au niveau supérieur en changeant vos systèmes de pilotage. Digitalisez vos données !

Faites une liste des équipements et une liste de contrôle de leur entretien

Surtout, gardez-les à jour. N’ayez pas peur d’être exhaustif. Cette étape est essentielle pour la bonne mécanique de votre maintenance. Ces listes vous servent à vous, à vos équipes sur le terrain, au technicien qui intervient et aux planificateurs. Elles accélèrent aussi vos processus.

Si ce n’est pas déjà fait, digitalisez votre maintenance

L’exploitation de solutions numériques favorise la qualité de service. En rationalisant et unifiant les process, elles permettent d’optimiser la charge de travail entre techniciens et minimisent les risques qu’ils pourraient rencontrer.  
L’évaluation de vos données est beaucoup plus efficace dans un outil informatique.

Pour sensibiliser à la maintenance préventive, adoptez la TPM

Ici, ne craignez pas d’être trop proactif. Plus question de se laisser déborder par les pannes, les maintenances correctives et le dépassement de votre budget. Il s’agit d’anticiper.

Chaque type d’équipement a un emploi spécifique, une spécialité ou une production qui lui est propre. Son entretien doit être adapté à tous ces facteurs. Mettre en place un calendrier périodique et former vos salariés en conséquence pour gagner en efficacité est essentiel.

Aussi appelée TPM (Total Productive Maintenance), cette technique sensibilise chaque acteur de votre société à une démarche d’amélioration continue. Elle permet d’adopter progressivement la maintenance préventive plutôt que corrective. Le but est de ne plus être victime de la fatalité dans votre activité de production. Cette procédure réduit vos coûts, participe à la conservation des parcs d’actifs et donne un coup de fouet à votre activité.

Suivez des KPI pertinents

Notre conseil est d’en sélectionner une poignée, 7 environ. Il ne s’agit pas de crouler sous les chiffres et de ne plus savoir qu’en faire. Le choix de vos indicateurs de performance va dépendre de votre rôle au sein de votre entreprise. Mais il repose aussi sur les objectifs que vous vous êtes fixés et les enjeux auxquels vous êtes soumis.

Pour la vision plutôt terrain, recherchez l’amélioration de la prestation opérationnelle et des conditions de travail. Vous pouvez vous concentrer sur :

• Le calcul de la fiabilité avec le MTBF (moyenne des temps de fonctionnement entre deux défaillances)
• Le taux de disponibilité des équipements
• Leur fiabilité
• Leur rendement
• Et bien d’autres…

Pour celle plus managériale, misé sur les atteintes d’objectifs financiers (rentabilité). Vous pouvez vous appuyer sur :

• L’indicateur des dépenses de maintenance relative à la valeur de remplacement des équipements,
• L’évaluation des coûts de maintenance,
• Les dépenses de maintenance relative à la valeur ajoutée,
• Et bien d’autres…

Les choix dépendent aussi des objectifs : l’amélioration des conditions de travail, la réduction des coûts, la préservation et rentabilisation des équipements. C’est à vous de définir la destination que vous souhaitez atteindre.

Établissez un plan de maintenance préventive

Découpé en plusieurs étapes, ce plan va vous permettre de faire grandir votre entreprise. Votre société est moins sujette à la fatalité. La rigueur que vous injectez dans l’accomplissement de cette démarche a de nombreux impacts sur :

• La durée de vie des machines
• La visibilité sur les installations
• La productivité
• Les conditions de travail
• La sécurité
• Votre impact écologique

Sa bonne exécution donne de la valeur à votre marque employeur auprès de vos collaborateurs.
Mais votre productivité et rentabilité seront appréciées aussi de vos clients et seront un plus pour votre image et réputation.

Équipez votre entreprise d’un logiciel GMAO

Toutes les actions précédemment citées auront un impact sur votre entreprise. Pour aller au bout des choses et gagner en temps et donc en productivité, nous vous conseillons de vous équiper avec un outil qui centralise toutes ces démarches.

Une GMAO vous donnera une vue d’ensemble sur :

• Vos demandes de maintenance, leur planification et leur suivi
• Vos parcs, vos installations
• Vos stocks,
• Vos fiches clients,
• Les contrats de maintenance
• Les données IoT des équipements suivis.

Tout est accessible en quelques clics. Le pilotage de votre maintenance n’est plus un casse-tête. Le bonus est l’application dédiée à vos techniciens qui améliore votre communication avec eux.  

Quels sont les avantages à optimiser la maintenance des équipements ? 

Avec un logiciel GMAO, vous ouvrez le champ des possibles. Comme vous diminuez le niveau de stress de vos équipes, vous pouvez vous concentrer sur de nouveaux défis et activités.

Maintenir la durée de vie des équipements

En déplaçant le curseur vers la maintenance préventive et prédictive, les machines subissent moins de pannes ou de dégâts. Pas besoins d’avoir des prétentions d’industriels pour prendre ces bonnes habitudes. Vous êtes plus attentif aux actifs et à leur fonctionnement. C’est toute la chaîne d’intervention qui en bénéficie :

• Vous gagnez en rentabilité
• La sécurité est accrue
• Vos clients sont plus satisfaits
• Les conditions de travail s’améliorent
• Le technicien qui intervient est plus serein car moins pris par le temps
• Votre temps est mieux réparti
• Les pannes fortuites ne sont plus votre hantise

Budgétisation optimisée

Avec une vision de l’ensemble de vos actifs, il est plus facile de contrôler et d’avancer des arguments pour pouvoir obtenir les budgets essentiels. Comme chaque partie prenante a accès aux informations dont elle a besoin, chacun est en mesure de suivre les indicateurs clés de performance qui sont liés à son rôle. Le logiciel donne une vue à 360° de vos axes de réussites et ceux qui nécessitent plus de vigilance. 

Vous pilotez avec plus d’aisance vos dépenses. Vous anticipez vos ruptures de stock de pièces et pouvez plus sereinement gérer vos flux. 

Meilleure communication avec vos techniciens

Munir vos techniciens d’une application les rendra plus efficaces, même en cas de zone blanche (si l’application mobile fonctionne en mode déconnecté). L’accès à l’information est plus immédiat.

Les renseignements nécessaires au bon déroulement de l’intervention sont disponibles en un instant. Ils peuvent remplir leur rapport directement. Ils ont la possibilité d’y joindre des photos qu’ils prennent sur place. Pour optimiser un temps précieux, la solution leur donne la capacité de faire signer en dématérialisé des devis ou des factures à vos clients.

Ils n’ont plus besoin de rentrer entre chaque opération. Leur temps est mieux réparti, la communication est simplifiée. Les flux entre les différents services de votre entreprise sont aussi facilités. 

La liste des avantages est encore longue :

• Sécurité accrue
• La norme sur le management de la qualité ISO pour la qualité des services et des produits gagne des points
• Contrôle et suivi des tâches optimisé
• Planning efficace
• Centralisation de vos données
• Respect des réglementations
• Gain de temps et de productivité
• Satisfaction des collaborateurs

Certes, votre entreprise n’a pas des enjeux de maintenance aussi pointus que peuvent l’être ceux de l’industrie. Mais ça ne veut pas dire pour autant que vous ne pouvez pas avoir de l’ambition et viser l’excellence. Vous voulez exploiter toutes les outils possibles pour monter en compétences.

L’évolution de votre service d’intervention est primordiale pour une activité florissante. Les limites sont repoussées. La digitalisation est l’impulsion qu’il vous faut. Elle donne à votre service de maintenance les clés pour être efficace. Vous évitez d’être victime de la fatalité en ayant une vue d’ensemble sur tous vos processus. C’est une des clés de l’anticipation.

Vous pouvez vous concentrer sur de nouveaux objectifs et activités tout en ayant l’esprit tranquille quant au pilotage des parcs d’équipements, leur longévité et leurs travaux d’entretien.

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