La gestion des contrats de maintenance comme levier de croissance
Dans le paysage diversifié des prestataires de maintenance, l’efficacité opérationnelle devient cruciale. Les exigences sont toujours plus élevées et la concurrence plus rude.
Intégrer un modèle d’interventions préventives grâce à des offres contractuelles s’impose comme un tournant stratégique majeur.
Sans une gestion des contrats de maintenance au cordeau, cette solution risquerait de vous enliser dans des process compliqués et chronophages.
Mais ce n’est pas une fatalité. En utilisant un logiciel SAV, vous aurez tous les outils en main pour développer un nouveau service, augmenter votre chiffre d’affaires et améliorer votre rentabilité.
Les avantages de la gestion des contrats de maintenance
Les contrats de maintenance reposent sur un échange mutuel. Chaque partie qui est liée par le contrat à des obligations. Elle gagne aussi un certain nombre d’avantages. Ces contrats établissent un cadre légal clair qui protège chacun et vous aide à vous conformer aux exigences juridiques et réglementaires.
Pour vous, le prestataire
L’intégration des contrats de maintenance améliore la qualité des services de votre entreprise et renforce ainsi votre positionnement sur le marché. Cette évolution stratégique, axée sur l’efficacité et la satisfaction client, assure des revenus stables et réguliers. Votre chiffre d’affaires augmente grâce à ces interventions d’entretien techniques. Votre trésorerie se sécurise avec des revenus récurrents.
La planification des ressources devient plus précise, grâce à une visibilité accrue sur la charge de travail et les besoins en pièces détachées. Vous optimisez vos achats et votre niveau de stock.
Vous anticipez aussi l’inventaire des outils de vos techniciens pour leurs tournées. Vous les aidez à atteindre plus facilement leurs objectifs et vous favorisez leur satisfaction et bien-être au quotidien. Vous intégrez plus plus facilement les périodes de formation et aiguisez les compétences de vos techniciens.
Proposer des contrats de maintenance vous distingue de la concurrence. Cela démontre un engagement, une continuité de service et un support proactif grâce à différents points de contrôle, renforçant la crédibilité et la confiance client. Votre entreprise offre ainsi transparence et visibilité totales.
Pour vos clients
Externaliser l’entretien technique de leurs machines et souscrire à un contrat de maintenance permettent à vos clients de se concentrer davantage sur leurs activités et objectifs. Ils améliorent donc leur efficacité opérationnelle. Voici quelques bénéfices :
- Tranquillité d’esprit
- Réduction des temps d’arrêt
- Prévision budgétaire
- Prolongation de la durée de vie des équipements
- Accès prioritaire aux interventions en cas de problème
- Optimisation des performances
- Réduction des coûts à long terme
- Conformité réglementaire
- Amélioration de la qualité de vie au travail (QVT)
- Impact RSE
Mais avant de pouvoir profiter de ces avantages, il est essentiel de comprendre de quoi est fait un contrat de maintenance et de mettre en place tous les rouages pour une gestion optimale.
Les différents niveaux de contrat de maintenance
Chaque secteur d’activité possède ses propres exigences en matière de contrats de maintenance. Il existe plusieurs appellations spécifiques. Chaque corps de métier peut avoir ses propres particularités. Que vous opériez dans le secteur tertiaire, la maintenance des bâtiments, l’installation, l’énergie, l’industrie, la santé, le paysage ou le secteur public, les bases restent les mêmes.
Le contrat de maintenance revêt plusieurs formes en fonction des besoins et des attentes des parties impliquées. Les prestations techniques, qu’elles soient préventives, prévisionnelles ou correctives, visent à garantir la productivité d’équipements, machines ou dispositifs informatiques. Les contrats de maintenance se diversifient en fonction de divers éléments :
- Le domaine d’application
- Les types d’équipements
- Le résultat souhaité
- Les moyens techniques des opérations
On distingue plusieurs niveaux de contrats, chaque type étant adapté à des contextes spécifiques.
Le contrat d’entretien
Il implique des visites planifiées pour vérifier le bon état des équipements. Les interventions supplémentaires sont soumises à facturation.
Le contrat de maintenance simple
Cette prestation va plus loin en garantissant des opérations gratuites en cas de pannes. Cette maintenance est réglée sous forme de forfait ou soumit à un plafond de dépenses. Par contre, ce forfait exclut le prix de pièces utilisées pour les réparations. Coûts qui s’ajoutent au forfait instauré.
Le contrat de maintenance complet
Il offre une solution tout-en-un. Il inclut la maintenance préventive, corrective et l’approvisionnement des pièces détachées. Il assure le bon fonctionnement du matériel. Il prévoit même des équipements de remplacement.
La diversité des contrats s’adapte ainsi aux besoins variés des prestataires et donneurs d’ordre, offrant une flexibilité dans la gestion de la maintenance. Cette pluralité des types de contrats peut vous amener à créer des offres à tiroir, souvent bénéfiques pour élargir votre cible, notamment avec une offre à prix d’appel.
Le cadre légal des contrats de maintenance
La rédaction dans la gestion des contrats de maintenance est essentielle pour garantir une relation client prestataire fluide. Ces accords, liés par des obligations légales, offre un support encadrant les responsabilités du prestataire et du donneur d’ordre.
Texte de loi
Les contrats de maintenance sont régis par l’article 1710 du code civil, il y est stipulé que “le louage d’ouvrage est un contrat par lequel l’une des parties s’engage à faire quelque chose pour l’autre, moyennant un prix convenu entre elles ». Les ouvrages, ici, signifiant les services.
Par exemple, vous vous engagez à intervenir dans les temps et conditions prévus par le contrat. Tout manquement peut entraîner une faute de nature contractuelle.
Autre situation, le donneur d’ordre est contraint de payer le montant convenu. S’il ne le fait pas vous pouvez suspendre vos prestations et vos obligations. Il doit aussi mettre à disposition les renseignements et moyens nécessaires au bon déroulement de sa mission.
Les clauses de base d’un contrat de maintenance
Des clauses communes forment un socle solide à la rédaction du contrat :
- Identification des parties : inclut les coordonnées complètes du prestataire et du donneur d’ordre, assurant une transparence juridique.
- Objet du contrat : précise les équipements ou services inclus, évitant toute ambiguïté sur l’étendue de la maintenance.
- Obligations du prestataire et du donneur d’ordre : définit les engagements des deux parties, notamment la fréquence et les délais d’intervention technique, ainsi que les garanties sur la qualité des services fournis.
- Durée, prix, et modalités de paiement
- Références du matériel et sites d’intervention
- Opérations Incluses : énumération des services couverts, du test de fonctionnement à la maintenance de premier niveau.
- Périodicité des interventions et délai des opérations : spécifie la fréquence des visites et les délais en cas de panne, assurant une planification efficace.
- Responsabilités, garanties, confidentialité et assurance : clarifie les responsabilités en cas de dommages, les garanties sur les pièces, la confidentialité des informations et les obligations d’assurance.
- Litiges, évolution du contrat, exclusions de garantie et dispositions générales
Notez qu’il existe des clauses spécifiques selon les différents types de contrats de maintenance. Bien que des modèles en ligne soient disponibles, parfois répertoriés par secteur et type d’intervention (machine, informatique, équipement, etc), la consultation d’un juriste en droit des affaires demeure recommandée pour une personnalisation adaptée à chaque niveau de maintenance.
Gestion des contrats de maintenance : comment s’y prendre au quotidien ?
Les contrats de maintenance sont une valeur ajoutée importante. S’ils vous assurent une activité régulière, une gestion défaillante peut nuire à votre réputation.
Sans les bons outils et une organisation efficace, leur gestion devient énergivore. La visibilité sur les stocks, une planification précise et une surveillance en temps réel des ressources sont essentielles. Évitez les méthodes papier qui submergent vos collaborateurs et les outils bureautiques disparates sans interfaces.
Alors comment gérer au mieux vos contrats de maintenance ?
Simplifiez-vous la vie avec un logiciel SAV maintenance
Pour une gestion optimale de vos contrats de maintenance, passez par un logiciel SAV maintenance. Cet outil vous permet d’automatiser les différentes obligations qui vous lient à votre donneur d’ordre, grâce à une centralisation de toutes vos données et des rappels réguliers sur vos impératifs. Plus de risque d’être en retard dans le renouvellement de contrat, il se fait automatiquement.
Le logiciel optimise votre réactivité. Vous obtenez une vue d’ensemble sur vos stocks, sur vos ressources humaines et matérielles. Vous pouvez envoyer vos techniciens au bon endroit, au bon moment, avec les bons outils. Si une habilitation ou compétence spécifique est nécessaire à l’intervention, vous la savez immédiatement grâce une fonctionnalité de l’application.
La communication avec votre clientèle n’est plus un problème et n’est plus lésée. Elle peut aussi être automatisée par SMS et e-mail. Vous pouvez même leur donner accès à un portail client. En un clin d’œil, ils peuvent effectuer une demande d’intervention (en mode correctif ou SAV) ou consulter les informations essentielles qui vous lient. Cela réduit considérablement le nombre d’appels que vous recevez chaque jour.
Le planning de vos techniciens est beaucoup plus souple. Les données essentielles sont accessibles en quelques clics et en temps réel grâce à leur application terrain (géolocalisation et spécificités des équipements, stocks de pièces, ressources, etc.). Leurs rapports sont pré-remplis, ils n’ont plus qu’à renseigner certaines informations, dont la signature du donneur d’ordre qui se fait électroniquement. Plus de risque de perdre ou d’oublier des documents dans le camion.
Un autre avantage considérable à l’adoption d’un logiciel dédié est la facture automatique et les renouvellements automatiques des contrats. Vous gagnez du temps et organisez vos contrats de façon optimale. Vos ressources financières s’en portent mieux.
Le contrat de est un moteur de croissance, tant pour votre entreprise que pour la satisfaction de vos clients. Ils se révèlent être un atout différenciateur sur le marché concurrentiel. Bien que générateurs de productivité et de chiffre d’affaires accru, leur efficacité dépend étroitement d’un pilotage optimal.
La transition vers un logiciel spécialisé constitue une étape essentielle. Cela révolutionnera votre gestion contractuelle, améliora l’efficacité opérationnelle, et offrira une transparence et une réactivité relevées aux clients.