ERP BTP : définition et avantages

Qu’est-ce qu’un ERP BTP ?

Un ERP BTP est un progiciel de gestion métier “tout-en-un” permettant de mieux gérer tous les processus opérationnels d’une entreprise du bâtiment. C’est une solution spécialiste des entreprises de ce secteur. Elle intègre des modules spécifiques au BTP comme les chiffrages de devis, les factures de situation, le plan de charge ou encore le calcul de rentabilité des chantiers.

“ERP” signifie en anglais “Enterprise Resource Planning” dont l’équivalent en français est “PGI” pour “Progiciel de Gestion Intégré”. Autrement dit, il permet de planifier et de gérer toutes les ressources de l’entreprise en une seule et unique solution.

Cette centralisation des datas optimise fortement le système d’information de l’entreprise du BTP. Plus besoin de multiplier les solutions souvent peu sécurisées ou/et obligeant à ressaisir plusieurs fois un même renseignement.

Déployer un logiciel ERP bâtiment s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des entreprises de ce secteur.

Pourquoi mettre en place un ERP BTP ?

Généralement, plusieurs irritants motivent le choix de passer à un outil comme l’ERP :

La ressaisie d’information et la perte de temps

Elle est provoquée par l’utilisation de plusieurs solutions, jusqu’à une par département : devis, factures, suivi de chantier, planification, etc… Et bien sûr Excel. Le plus souvent, ces outils ne communiquent pas entre eux et la gestion des travaux est fastidieuse.

Si le papier est encore très présent dans votre entreprise, cela signifie que vous informatisez manuellement de nombreux renseignements. Le bon exemple est le compte-rendu de chantier, ou encore la saisie d’un devis gagné en facture d’acompte.

Vos équipes sont donc confrontées au quotidien à des problèmes de communication et à une grande perte de productivité.

Le manque de visibilité pour l’équipe de direction

Puisque vos logiciels ne sont pas (ou peu) intégrés, vos données sont difficiles à analyser, voire manquantes. Vous devez consacrer du temps à la gestion et à la compilation des datas disponibles. En plus d’être chronophage, ce procédé est source d’erreurs humaines, dont les conséquences peuvent être importantes.

Dès lors, comment voulez-vous mesurer précisément la rentabilité de chaque affaire et la performance globale de votre entreprise ? Pensez-vous qu’il soit réellement possible de prendre des décisions éclairées si vous n’avez pas toutes les cartes en main ?

Les problèmes de traçabilité et d’accès aux informations

D’un côté, les données clients sont éclatées entre les divers outils (ou stockées dans des classeurs, soigneusement rangés dans vos armoires !). Conséquence : vos équipes multiplient les échanges de fichiers par e-mail ou par applications de chat “grand public” comme WhatsApp. Ce n’est ni sécurisé, ni écologique (voir plus bas). Il faut donc sur-solliciter ses collègues (“tu peux m’envoyer la facture du projet de rénovation de l’entreprise X ?”) au lieu de pouvoir accéder à n’importe quelle information en autonomie, grâce à une solution unifiée comme l’ERP BTP.

Mais ce n’est pas tout. Les flux internes comme les processus de validation (commandes d’achat, absences, notes de frais, etc) sont fastidieux. Mais surtout, comment savoir qui a validé, qui a vérifié, qui a réalisé ? Notez qu’il est idéal d’automatiser ces flux et d’utiliser un système d’alertes personnalisées pour gagner en productivité. Cela est au coeur d’un ERP.

La sécurité des données

Échanger des fichiers clients par e-mail est risqué, surtout si votre entreprise utilise des solutions de messagerie “grand public” comme Gmail dans sa version gratuite pour ne citer que celle-là. La loi oblige les entreprises à “prendre toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données” (article 121 de la Loi Informatique et Libertés).

Il est donc tout indiqué de conserver les datas dans un endroit sûr comme un ERP. Et si vous avez encore de nombreux dossiers papier, pensez à ne pas les stocker à disposition de tous. La CNIL donne des bonnes pratiques en la matière.

Une croissance qui atteint son plafond de verre

Vous enchaînez les devis, votre carnet de commandes s’accroit, mais vous avez des difficultés à mettre vos chantiers en production ? C’est le signe qu’il faut repenser votre organisation et trouver des solutions pour gagner en efficacité. Et comme vous l’avez compris, efficacité rime avec ERP !

Dès que la direction de l’entreprise constate que l’activité de l’entreprise est bridée, il faut faire bouger les lignes, se réorganiser. Et parfois, il n’est pas si facile d’identifier la cause de ce blocage, surtout si vous êtes pris par le quotidien.

Quels sont les avantages d’un ERP BTP ?

Un ERP va améliorer les performances de votre entreprise. Qu’il s’agisse du suivi des travaux, des ressources humaines, de la relation client ou encore du planning, toutes vos équipes vont gagner en productivité.

Gagner du temps

Avec un ERP BTP, vous allez gagner un temps précieux. L’information circule plus rapidement entre les services et les agences grâce au travail collaboratif. Son traitement est plus rapide. Cela peut d’ailleurs vous permettre de facturer plus rapidement, ce que votre DAF saura apprécier.

Améliorer la rentabilité des chantiers

Vous optimisez la planification des travaux (flexibilité, réactivité, plan de charge, planning de court terme, …). Vous maîtrisez les diverses étapes des travaux et améliorez la coordination entre les intervenants internes, la sous-traitance, les matériels et les approvisionnements. Et puisque toutes les équipes gagnent du temps en éliminant la ressaisie et en automatisant les processus, elles pourront se concentrer les tâches à valeur ajoutée.

Aider à la prise de décision

La centralisation des informations dans l’ERP vous apporte une meilleure visibilité dans vos prises de décisions. Vous pouvez rectifier les budgets, revoir vos prix et optimiser vos coûts. Les rapports en temps réel, la BI (Business Intelligence) vous permettent un pilotage précis au plus près de votre activité.

Être en conformité avec le RGPD

Si vous gérez les informations de vos clients dans un fichier Excel, vous n’êtes pas du tout en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données ! Comment pouvez-vous prouver que les données ont été collectées avec l’accord de la personne ? Votre fichier est-il sécurisé par mot de passe ? Êtes-vous en mesure d’exporter toutes les informations relatives à une personne ? Si vous utilisez une solution de gestion de la relation client (CRM), l’hébergement est-il situé dans l’Union européenne ?

Le RGPD soulève de nombreux points, rassemblés en 5 grands principes :

• Finalité : utiliser des informations sur des personnes physiques dans un but précis, légal et légitime
• Proportionnalité et pertinence : elles doivent être pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du fichier
• Durée de conservation limitée : ne pas les conserver de manière indéfinie
• Sécurité et confidentialité concernant ces informations détenues
• Droit des personnes : elles disposent de droits sur la maîtrise de leurs renseignements et il doit leur être expliqué comment exercer ces droits

Si le RGPD est une réelle avancée en matière de protection, il n’en reste pas moins compliqué pour le plus grand nombre. C’est pourquoi vous pouvez vous reposer, en partie, sur votre prestataire d’ERP.

Éviter les tracas liés aux serveurs informatiques (cas des ERP SaaS)

Un ERP hébergé physiquement dans l’entreprise, aussi appelé ERP On Premise, est un modèle à l’image vieillissante. Au-delà des mises à jour difficiles à déployer qui vous font courir le risque d’évoluer avec une version de plus en plus obsolète ne permettant pas d’accompagner votre croissance, un ERP hébergé dans votre entreprise nécessite une infrastructure parfois lourde. Cela comprend bien entendu l’achat du (ou des) serveur(s), mais aussi leur frais de maintenance et le remplacement régulier du matériel. Tout cela engendre des coûts supplémentaires. Cela pose aussi question de la disponibilité des données en cas de panne. Concrètement : comment tous les salariés pourront-ils travailler en cas de panne matérielle ou d’intervention de maintenance ?

Les ERP BTP hébergés en mode SaaS (Software As A Service) ne rencontrent pas ces difficultés. L’hébergement étant confié à un spécialiste, la disponibilité de l’outil est élevée (“haute disponibilité”). Par exemple, 99,999% de disponibilité correspond à 5,26 minutes d’indisponibilité annuelle. L’hébergeur peut mettre en place des solutions technologiques de redondance. Elles permettent l’intervention et la maintenance à chaud : c’est la “très haute disponibilité” des datas. Cela vous permet de continuer à travailler normalement, sans aucune coupure.

La sécurité des données est un enjeu majeur. Les spécialistes de l’hébergement mettent en place des règles garantissant un niveau de sécurité des datas élevées. Certains hébergeurs passent des certifications très strictes comme la norme ISO 27001. C’est d’ailleurs le cas de notre partenaire Icodia. À l’heure où nous écrivons ces lignes, le taux de disponibilité des services est de 100% depuis 338 jours. Si vous souhaitez nous confier votre projet d’ERP BTP, vos données seront donc en sécurité et très disponibles !

Enfin, reste le sujet de la mobilité, sur le terrain ou en télétravail. Accéder au serveur depuis l’extérieur de l’entreprise nécessite des process parfois fastidieux pour les utilisateurs que sont vos salariés. Avec une solution SaaS, vous évitez ces problèmes d’accès à l’ERP.

S’inscrire dans une démarche RSE

La Responsabilité Sociétale des Entreprise est une démarche volontaire des entreprises de toute taille. Véritable stratégie, la RSE intègre pleinement les enjeux environnementaux, sociaux, économiques et éthiques à leurs activités. Un cadre législatif existe d’ailleurs, prouvant le sérieux et la crédibilité de cette démarche.

En plus de répondre aux enjeux du développement durable, la RSE participe à l’amélioration de votre image de marque et à la fidélisation de vos collaborateurs. C’est aussi un facteur de différenciation vis-à-vis de vos concurrents. Il y a de très nombreuses raisons qui peuvent vous pousser à amorcer cette démarche dans votre entreprise.

Un ERP BTP s’inscrit dans cette optique pour plusieurs raisons :

• Dématérialiser vos flux

En accélérant votre transformation digitale, vous réduisez mécaniquement votre consommation de papier. Et si le numérique ne signifie pas 0 émission de CO2, c’est tout de même une grande avancée vis-à-vis des émissions de gaz à effet de serre.

• Réduire les trajets inutiles

Dans un ERP BTP d’aujourd’hui, les informations sont partagées et transmises en temps réel. Finis donc les allers-retours intempestifs entre le chantier et l’entreprise. Par une meilleure planification des ressources, vous évitez les erreurs de planning ou les oublis. Il est par exemple rageant de se déplacer pour retourner chercher un matériel spécifique ou de devoir se rendre sur un autre chantier pour récupérer ledit matériel.

• Renforcer la traçabilité des matières premières

Dans vos actions RSE, vous pouvez favoriser l’emploi de certaines matières premières plus écologiques (une peinture à base d’algues, de la ouate de cellulose pour l’isolation, etc), ou disponibles en circuit court. Et si certains matériaux restent polluants, viennent de loin et que vous n’avez (vraiment) pas le choix que de les utiliser, vous pouvez compenser par des actions concrètes en faveur de l’environnement. En vrac : remplacer partiellement votre flotte de véhicules par de l’électrique, acheter des téléphones et ordinateurs portables reconditionnés, favoriser le covoiturage dans l’entreprise, planter X arbres pour chaque chantier livré, etc. Vous pourrez d’autant valoriser ces actions auprès de vos parties prenantes (fournisseurs, partenaires, clients, réseaux, etc).

Un ERP est en mesure de mieux tracer vos produits avec ses fonctions d’achats, voire de SRM (Supplier Relationship Management) pour gérer vos fournisseurs de manière très fine. Cette traçabilité provoquera une plus grande transparence auprès de vos clients professionnels ou particuliers, qui sont de plus en plus sensibles à ces questions. Et toujours en matière de transparence, l’ERP joue un rôle clé puisque le partage d’informations est natif dans cette solution.

Quelles entreprises ont besoin d’un ERP ?

Un ERP BTP peut théoriquement convenir à toute entreprise souhaitant optimiser la gestion de son activité. Cependant, les TPE (voire les petites PME de moins de 20 salariés) pourront avoir des difficultés à mettre en place un ERP. Le budget, même si le ROI d’un tel projet est quasiment assuré, reste un frein pour ces petites structures.

Dès lors que vous identifiez vos besoins d’optimisation (voir ci-dessus), alors vous pouvez envisager le projet d’ERP. Notez que le cadrage est une première étape essentielle dans la réussite de la mise en place de l’outil.

Il existe des ERP pour les très grands groupes comme pour les PME et ETI. C’est le cas de myB2O BTP qui est conçu pour ces dernières. Les TPE pourront, dans un premier temps, s’orienter vers une solution de gestion de chantier ou de devis et factures pour amorcer leur transformation numérique à des tarifs plus adaptés à leur structure. Elles pourront ainsi progresser étape par étape à mesure de leur croissance et passer à l’ERP BTP.

Vous savez maintenant ce qu’est un ERP BTP. Utiliser cette solution de gestion peut être la prochaine étape de la transformation digitale de votre PME ou ETI. Comme nous l’avons vu, les bénéfices sont nombreux : productivité accrue de tous les services, meilleure rentabilité de chaque chantier, fidélisation des collaborateurs, facteur de différenciation (RSE), mise en conformité légale (RGPD), etc.

Il est vrai que mettre en place ce type d’outils de gestion peut bouleverser quelques habitudes. Mais le temps gagné et le confort de travail obtenu justifient largement ce changement ! Pour vous accompagner dans la mise en place d’un tel projet, nous vous conseillons de faire appel à un consultant spécialiste du secteur ou d’échanger directement avec un éditeur de logiciels. Vous pouvez aussi commencer à rédiger votre cahier des charges ERP BTP pour y voir plus clair dans vos besoins métiers et objectifs stratégiques et opérationnels.

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