Optimisez votre planning d’intervention (encore plus)

Il est donc essentiel de réunir les meilleures conditions pour mettre en place une coordination performante. Profitez notamment des avantages de l’IoT, optimisez vos tournées, équipez-vous des bons outils. Instaurer une méthodologie cohérente sécurisera votre fonctionnement interne, facilitera la gestion de votre entreprise et améliorera la satisfaction client.

Le planning d’intervention : de quoi parle-t-on exactement ?

La fonction première du planning d’intervention est d’organiser et de répartir les interventions dans le temps. Sur ce même planning, les interventions sont affectées à un technicien. Il en assurera le suivi sur le terrain, du début à la fin, en fonction des délais établis.

Très visuel, il est idéalement basé sur un système de couleurs par thématique. Il doit vous apporter un affichage clair de l’activité des techniciens et leurs disponibilités, en temps réel. D’un seul coup d’œil, il vous informe sur les interventions en cours chez vos clients.

Il facilite donc l’organisation de l’entreprise et la communication interservices. Accessible à toutes les personnes concernées, le planning d’intervention transmet toutes les informations essentielles liées aux interventions et aux techniciens (le lieu de l’intervention, le besoin du client, les compétences requises, le temps imparti, les tâches, …).

Un planning d’intervention correctement rempli, c’est-à-dire de manière régulière et précise, vous apportera l’efficacité quotidienne qui vous est nécessaire. L’anticipation étant la clé de votre réussite, le niveau de qualité de vos planifications vous assurera de pouvoir pallier n’importe quelle urgence.

Le rôle de l’IoT dans l’optimisation de votre planning

L’IoT, ou Internet des Objets, est actuellement en plein essor. Cette technologie utilise des capteurs de données pour transmettre des informations vitales sur l’état d’un équipement connecté, afin d’en assurer la maintenance.

Ses avantages ne sont plus à démontrer, notamment dans le cadre de la maintenance prédictive. Son impact sur la planification des interventions est des plus élevés : l’automatisation de la détection des défaillances et pannes possibles implique un effet direct sur la gestion de votre planning d’intervention.

L’automatisation des planifications

Le dispatche automatisé des interventions, basé sur les datas transmises par les capteurs installés sur les équipements, assure des choix plus intelligents au niveau organisationnel.

Les planifications d’interventions sont intégrées au planning d’activité de votre entreprise en fonction des plages horaires disponibles et de l’urgence de la défaillance détectée.

Les attributions sont effectuées en fonction des techniciens disponibles et des compétences renseignées dans votre outil. Selon le logiciel que vous utilisez, il est possible d’affecter les interventions en fonction de la situation géographique de vos équipes terrain.

L’historisation des informations

Les données des équipements maintenus transmises par les capteurs IoT sont enregistrées dans le logiciel de gestion des interventions. Elles sont disponibles et consultables par le responsable de la maintenance pour analyses. Ces informations sont précieuses pour documenter une future action technique chez le client.

L’optimisation des tournées est également un bon moyen d’améliorer l’efficacité de votre planning d’intervention.

Perfectionnez l’optimisation des tournées

Optez pour la géolocalisation

La géolocalisation de vos techniciens est la première étape d’une bonne optimisation de vos tournées.

Loin de l’idée d’une surveillance de tous les instants, connaître le positionnement de vos intervenants terrain vous offre un éventail d’améliorations possibles dans l’organisation des déplacements et donc dans la réduction des coûts d’interventions :

• Dans le cas où vous devez envoyer un technicien en urgence sur une intervention qui ne peut souffrir d’aucun délai, connaître la situation géographique de vos techniciens de maintenance est un avantage certain. Vous pouvez immédiatement positionner la personne qui pourra se rendre sur site en premier.
• La géolocalisation à partir des interventions pré-planifiées facilite la gestion des tournées optimisées par trajet. Les itinéraires sont calculés pour que les déplacements soient plus rapides. Et qui dit moins de temps sur la route, dit plus d’interventions réalisées. Et évidemment, une réduction de l’empreinte carbone.
• Assigner une zone géographique à un collaborateur est également une manière d’optimiser la gestion de vos tournées : les interventions seront planifiées par secteur à un technicien qui tournera principalement sur la même zone. La répartition des interventions n’en sera que meilleure. La satisfaction client s’en ressent également : un client apprécie toujours d’avoir un interlocuteur régulier qui connait parfaitement son dossier.

Misez sur la flexibilité

Les tournées de vos techniciens de maintenance sont soumises à de multiples contraintes, impactant leur interventions sur le terrain :

• Les absences et les horaires (ex : astreinte)
• Les compétences
• Le niveau d’engagement de services contractuels
• La disponibilité des pièces
• La durée prévisionnelle des missions

C’est pourquoi la planification nécessite une forte flexibilité.

Laisser les intervenants terrain s’attribuer ponctuellement eux-mêmes des interventions leur offre une certaine liberté d’action, mais vous décharge également, pour vous concentrer sur d’autres impératifs. L’auto-planification implique une certaine confiance en vos effectifs, mais responsabilise votre équipe qui connaît ses forces et faiblesses. À mettre en oeuvre pour la maintenance non-urgente, lorsque les interventions planifiées de la journée sont terminées en avance.

Lors de la mise en place d’un planning d’intervention, il est vital de vous laisser une marge de manœuvre. Un planning surchargé laisse peu de place aux impondérables. La moindre urgence sera un grain de sable dans la machine soigneusement huilée qu’est votre organisation. Il est indispensable de laisser votre planning « respirer » pour pallier les pannes imprévues, et ainsi pouvoir déplacer ou intercaler des interventions urgentes.

Comme vous le savez, l’offre de techniciens de maintenance est très tendue. Vous devez donc faire le maximum pour fidéliser vos techniciens. Au-delà de la rémunération la plus attractive possible, il faut prendre en compte l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Si possible, accordez une certaine souplesse du planning d’intervention en cas d’imprévu personnel. C’est une démarche altruiste qui sera appréciée par vos salariés.

Utilisez les bons outils

Équipez-vous d’un logiciel de planification des interventions

Un logiciel de planning d’intervention est la clé pour une organisation fluide et fonctionnelle.

L’heure n’est plus aux anciennes méthodes de gestion : fichiers Excel, panneaux muraux et fiches papiers ne sont plus suffisamment puissants pour accompagner la croissance de votre entreprise. Vous devez utiliser au quotidien une solution de gestion des interventions pour décupler votre productivité d’entreprise.

Aujourd’hui, des logiciels complets, touchant tous les aspects de la planification d’interventions, sont disponibles. De la plus simple application mobile à une solution de gestion complète, leurs diverses fonctionnalités ont été conçues pour accompagner vos techniciens au quotidien :

• Gérez la planification de vos interventions par zone géographique afin d’optimiser vos tournées
• Catégorisez vos planifications par services pour faciliter l’organisation au sein d’une même équipe
• Manipulez votre gestion de planning en souplesse par drag & drop
• Pilotez les ressources humaines, matérielles et temporelles grâce à la fonctionnalité de gestion du plan de charge
• Suivez vos mouvements de stocks avec les options d’affectation du matériel dans une planification d’intervention

Notez que toutes les informations liées à l’intervention sont visibles par les membres de l’équipe concernés par l’intervention : autant le technicien, que le service facturation, le responsable SAV ou maintenance,… Si ces personnes appartiennent à des services différents, chacun a accès et dispose des mêmes renseignements (en fonction de la gestion des droits dans le logiciel). Prenez soin de mettre en place une gestion de droits pour que chacun ne voit que ce qui le concerne réellement.

Selon le logiciel que vous choisirez, les possibilités sont multiples en termes de fonctionnalités. Dans tous les cas, une application mobile sera une priorité.

Faites le choix de la mobilité !

Un logiciel de gestion de la planification ne peut être complet s’il n’est pas associé à une application mobile pour vos techniciens. Allier les deux augmente l’efficacité et la productivité sur le terrain et la traçabilité des interventions :

• Vos techniciens de maintenance auront accès à leur planification des interventions en temps réel. Les ajustements potentiels leur seront transmis à l’instant T, où qu’ils se trouvent. Si une urgence se présente, le planificateur pourra informer immédiatement le technicien, toujours depuis le logiciel.
• Le personnel de terrain pourra également communiquer aux équipes administratives les informations liées à leurs opérations directement par le biais de leur application mobile : plus besoin d’attendre le retour du technicien pour lancer la facturation.
• Une application mobile couplée à un outil de navigation de type Google Maps vous permet de jouer la carte de la mobilité. Les trajets sont calculés en temps réel et prennent en compte les conditions de circulation pour optimiser les déplacements vers les sites de vos clients.
• Chacun peut effectuer sa saisie des heures directement sur son téléphone ou sa tablette, idéal pour une gestion plus simple et rapide des feuilles de temps.

L’optimisation de votre planning d’intervention ne présente que des avantages. Concentrer vos forces sur cet objectif dégagera une vraie puissance d’exécution dans votre gestion des interventions, notamment pour gérer de plus grands volumes d’interventions. Ce qui signifie davantage de clients et un chiffre d’affaires en hausse.

Vous augmenterez non seulement l’efficacité de votre système de maintenance, mais vous fournirez un confort de travail incomparable à votre équipe de techniciens, comme au personnel de bureau.

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