Optimisez votre planning d’intervention (encore plus)

Par Caroline Poidevin – Chargée de communication digitale

Le planning d’intervention est la pierre angulaire de l’organisation d’une entreprise d’installation d’équipements techniques. Votre activité tourne autour des interventions : installations, déploiements, maintenance, dépannages… Une bonne optimisation de votre planification des interventions impacte tout le fonctionnement de votre entreprise. Elle touche à la rentabilité, à la communication et l’efficacité générale.

Planification des interventions

Il est donc essentiel de réunir les meilleures conditions pour mettre en place une coordination performante. Profitez notamment des bienfaits de l’IoT, optimisez vos tournées, équipez-vous des bons outils. Instaurer une méthodologie cohérente sécurisera votre fonctionnement interne.

Le planning d’intervention : de quoi parle-t-on exactement ?

La fonction première du planning d’intervention est d’organiser et de répartir les interventions dans le temps. Sur ce même planning, les interventions sont affectées à un technicien. Il en assurera le suivi sur le terrain, du début à la fin, en fonction des délais établis.

Très visuel, il est idéalement basé sur un système de couleurs par thématique. Il doit vous apporter un affichage clair de l’activité des techniciens et leurs disponibilités, en temps réel. D’un seul coup d’œil, il vous informe sur les interventions en cours.

Il facilite donc l’organisation de l’entreprise et la communication interservices : accessible à toutes les personnes concernées, il transmet toutes les informations essentielles liées aux interventions et aux techniciens (le lieu de l’intervention, le besoin du client, les compétences requises, le temps imparti…).

Un planning correctement rempli, c’est-à-dire de manière régulière et précise, vous apportera l’efficacité quotidienne qui vous est nécessaire. L’anticipation étant la clé de votre réussite, le niveau de qualité de vos planifications vous assurera de pouvoir pallier n’importe quelle urgence.

Le rôle de l’IoT dans l’optimisation de votre planning

L’IoT, ou Internet des Objets, est actuellement en plein essor. Cette technologie utilise des capteurs de données pour transmettre des informations vitales sur l’état d’un équipement connecté, afin d’en assurer la maintenance.

Ses avantages ne sont plus à démontrer, notamment dans le cadre de la maintenance prédictive. Son impact sur la planification des interventions est des plus élevés : l’automatisation de la détection des défaillances et pannes possibles implique un effet direct sur les prévisions de votre planning.

L’automatisation des planifications

Le dispatche automatisé des interventions, basé sur les datas transmises par les capteurs mis en place sur vos équipements, assure des choix plus intelligents au niveau organisationnel.

Les planifications d’interventions sont intégrées au planning d’activité de votre entreprise en fonction des plages horaires disponibles et de l’urgence de la défaillance détectée.

Les attributions sont effectuées en fonction des techniciens disponibles et des compétences renseignées dans votre outil. Selon la solution logicielle que vous utilisez, il est possible d’affecter une intervention à un intervenant en fonction de sa situation géographique.

L’historisation des informations

Les données des équipements maintenus transmises par les capteurs IoT sont enregistrées dans le logiciel de gestion des interventions. Elles sont disponibles et consultables par le responsable de la maintenance pour analyses. Ces informations sont précieuses pour documenter une future action technique.

L’optimisation des tournées est également un bon moyen d’améliorer l’efficacité de votre planning d’intervention.

Perfectionnez l’optimisation des tournées

Optez pour la géolocalisation

La géolocalisation de vos techniciens est la première étape d’une bonne optimisation de vos tournées.

Loin de l’idée d’une surveillance de tous les instants, connaître le positionnement de vos intervenants terrain vous offre un éventail d’améliorations possibles dans l’organisation des déplacements et donc dans la réduction des coûts d’interventions :

Misez sur la flexibilité

Les tournées de vos techniciens de maintenance sont soumises à de multiples contraintes :

C’est pourquoi la planification nécessite une forte flexibilité.

Laisser les intervenants terrain s’attribuer ponctuellement eux-mêmes des interventions leur offre une certaine liberté d’action, mais vous décharge également, pour vous concentrer sur d’autres impératifs. L’auto-planification implique une certaine confiance en vos effectifs, mais responsabilise votre équipe qui connaît ses forces et faiblesses. À mettre en oeuvre pour la maintenance non-urgente, lorsque les interventions planifiées de la journée sont terminées en avance.

Lors de la mise en place d’un planning d’intervention, il est vital de vous laisser une marge de manœuvre. Un planning surchargé laisse peu de place aux impondérables. La moindre urgence sera un grain de sable dans la machine soigneusement huilée qu’est votre organisation. Il est indispensable de laisser votre planning « respirer » pour pallier les pannes imprévues, et ainsi pouvoir déplacer ou intercaler des interventions urgentes.

Comme vous le savez, l’offre de techniciens de maintenance est très tendue. Vous devez donc faire le maximum pour fidéliser vos techniciens. Au-delà de la rémunérationla plus attractive possible, il faut prendre en compte l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Si possible, accordez une certaine souplesse du planning en cas d’imprévu personnel d’un technicien. C’est une démarche altruiste qui sera appréciée par vos salariés.

Utilisez les bons outils

Équipez-vous d’un logiciel de planification des interventions

Un logiciel de planning d’intervention est la clé pour une organisation fluide et fonctionnelle.

L’heure n’est plus aux anciennes méthodes : fichiers Excel, panneaux muraux et fiches papiers ne sont plus suffisamment puissants pour accompagner la croissance de votre entreprise. Vous devez utiliser au quotidien une solution de gestion des interventions pour décupler votre productivité d’entreprise.

Aujourd’hui, des outils complets, touchant tous les aspects de la planification d’interventions, sont disponibles. De la plus simple application mobile à une solution de gestion complète, leurs diverses fonctionnalités ont été conçues pour accompagner vos techniciens au quotidien :

Notez que toutes les informations liées à l’intervention sont visibles par les membres de l’équipe concernés par l’intervention : autant le technicien, que le service facturation, le responsable SAV ou maintenance,… Si ces personnes appartiennent à des services différents, chacun a accès et dispose des mêmes renseignements. Prenez soin de mettre en place une gestion de droits pour que chacun ne voit que ce qui le concerne réellement.

Selon le logiciel que vous choisirez, les possibilités sont multiples en termes de fonctionnalités. Dans tous les cas, une application mobile sera une priorité.

Faites le choix de la mobilité !

Un logiciel de gestion de la planification ne peut être complet s’il n’est pas associé à une application mobile pour vos techniciens. Allier les deux augmente l’efficacité et la productivité sur le terrain et la traçabilité des interventions :

L’optimisation de votre planning d’intervention ne présente que des avantages. Concentrer vos forces sur cet objectif dégagera une vraie puissance d’exécution dans votre gestion des interventions, notamment pour gérer de plus grands volumes d’interventions.

Vous augmenterez non seulement l’efficacité de votre système de maintenance, mais vous fournirez un confort de travail incomparable à votre équipe de techniciens, comme au personnel de bureau.

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