Comment gérer l’augmentation du volume des interventions de maintenance ?

Pour cela, votre entreprise doit faire évoluer ses outils. Ils doivent s’adapter à vos nouveaux process pouvant absorber un plus grand volume d’interventions :

• Modernisez vos méthodes de planification de vos interventions
• Réduisez les trajets de vos techniciens
• Mettez en place un plan stratégique de maintenance
• Digitalisez vos processus
• Entourez-vous des bonnes personnes

L’impulsion donnée par ces évolutions est la clé pour gérer sans encombre une augmentation exponentielle de votre activité. Voyons cela ensemble.

Équipez-vous d’un logiciel de planification des interventions (plus) performant

La planification des interventions de maintenance est le sujet n°1 de votre activité. Vous doter d’un logiciel de planification convenant à votre fonctionnement interne vous offre un panel d’avantages non-négligeable.

Vous utilisez déjà un logiciel de planification des interventions

Dans le cas où vous disposez déjà d’une solution de planification, correspond-elle vraiment à vos besoins à venir ? Par exemple, les feuilles d’heures des techniciens sont-elles automatiquement saisies ou pré-saisies après l’intervention ? Votre solution permet-elle la gestion des contrats de maintenance ? Est-il simple d’intégrer les absences des techniciens à votre solution de planification ? La gestion des stocks est-elle intégrée ?

Ce genre de fonctionnalités fait gagner du temps aux techniciens, mais surtout aux équipes bureaux. Plus de productivité vous permettra de pouvoir gérer davantage d’interventions !

Le domaine de la maintenance industrielle est vaste. Et les exigences varient en fonction du secteur d’activité. Si certains aspects de votre organisation pour le traitement de vos interventions de maintenance sont rugueux, un logiciel de planning d’intervention plus robuste vous apportera des solutions additionnelles à ce qui vous fait actuellement défaut.

Vous gérez vos interventions de maintenance sans solution de planification

Dans le cas où vous ne disposez pas de ce type de logiciels, si vous fonctionnez “à l’ancienne” avec Excel et des bons d’interventions papiers, l’utilisation d’un logiciel de planification vous apportera un confort sans pareil. Il cible plusieurs enjeux : la productivité, la flexibilité dans les modifications de planning ou l’efficacité de vos techniciens. Cela aura un impact direct sur la satisfaction de vos clients : la qualité de vos prestations sera le reflet de votre fonctionnement interne.

Dans les deux cas, l’utilisation d’une solution adaptée à votre entreprise vous permet d’affecter vos interventions par critères d’importance : besoins et disponibilités du matériel, temps de travail estimé, disponibilité de vos techniciens de maintenance ou de leurs compétences spécifiques, ou encore zone géographique.

Chaque intervention peut être complétée par des informations essentielles à sa réalisation :

• Caractéristiques des équipements
• Historique des interventions passées
• Précisions sur les conditions d’accès au site
• Interlocuteurs prioritaires
• Photos des installations jointes pour plus de précision
• Etc

Priorisez vos interventions en fonction de leur urgence. La vision globale que vous apporte le planning est essentielle. Elle vous permet en un coup d’œil de visualiser les créneaux disponibles, les plages réservées pour les interventions imprévues, celles qui doivent impérativement être comblées. Vos prestations sont réparties dans le temps, selon les délais à respecter, tout en respectant une marge de manœuvre obligatoire.

Cette organisation millimétrée ne laisse rien au hasard et optimise la productivité quotidienne de vos techniciens de maintenance, réduisant tout stress inutile. En poussant la digitalisation de la gestion d’interventions, vous travaillez à la fois le fameux bien-être au travail (en particulier celui des techniciens) et votre marque employeur.

L’optimisation de votre planification des interventions aura un impact positif majeur sur la gestion des trajets de vos techniciens.

Réduisez les trajets de vos techniciens

Les trajets d’un intervenant terrain amputent sa production journalière jusqu’à plusieurs heures.

C’est du temps considéré comme « perdu ». Cette fenêtre, durant laquelle le technicien n’effectue aucun acte de maintenance, est un gouffre financier : pas de production, consommation de carburant (bravo si vous êtes déjà passé à l’électrique) et usure de la flotte de vos utilitaires. Ces trajets ajoutent de la fatigue et du stress aux techniciens, contraires à une productivité saine.

Sans application mobile dédiée, les techniciens de maintenance doivent systématiquement retourner en agence pour remettre leurs rapports d’interventions papier remplis à la main. C’est une perte de temps à tous les niveaux : rédaction réalisée sur place (ou dans le véhicule) avec parfois des informations manquantes par souci d’économie de temps, ou de la ressaisie effectuée par les collègues des services administratifs. Sans parler des problèmes de lisibilité des rapports.

Côté back-office, le rôle du planificateur est essentiel à la rentabilité du service. Il doit jongler entre différents types d’interventions, connaitre ses techniciens et ses clients. Quand le volume d’interventions de maintenance s’accroit, une solution de planification avec optimisation de tournées devient essentielle afin d’éviter aux techniciens des trajets inutiles.

L’importance du First Time Fix Rate

25 % des interventions requièrent un déplacement supplémentaire au minimum*.

Un FTFR (ou taux de résolution à la première intervention) bas est synonyme de réduction des trajets techniciens. C’est un travail d’équipe entre le planificateur et le technicien. En ayant les bonnes informations (caractéristiques de l’équipement, pièces en stock, etc), le planificateur peut prendre la bonne décision pour chaque intervention. Le choix du meilleur technicien pour une intervention sera d’une grande importance. Ensuite, le savoir-faire du technicien assurant la maintenance fera la différence sur le terrain.

Et si vous alliez plus loin en mettant en place un plan stratégique de maintenance ?

Établissez un plan stratégique de maintenance préventive

Les interventions de maintenance nécessitent une organisation parfaitement calibrée. Surtout si vous devez gérer un grand volume d’interventions de maintenance. Nous vous conseillons donc de mettre en place un plan stratégique de maintenance préventive.

Que devriez-vous mesurer ?

Pour établir cette stratégie, le calcul du MTBF est indispensable.

MTBF signifie Mean Time Between Failure, autrement dit : la durée moyenne entre les pannes. Cette mesure de maintenance établit une moyenne de temps de bon fonctionnement. Grâce aux données recueillies lors de précédentes interventions, on calcule le temps de fonctionnement total. Cet uptime est divisé par le nombre de pannes, sans inclure le temps de réparation.

Le résultat obtenu permet d’estimer la date du prochain arrêt des services potentiel. Vous pouvez donc planifier une maintenance préventive pour éviter cela.

Vous pouvez aussi vous appuyer sur d’autres mesures de maintenance telles que le MTTR (temps moyen jusqu’à la réparation) ou le MTTF (temps moyen de fonctionnement avant une panne). Mais le MTBF sera la donnée la plus importante à quantifier pour votre stratégie. Cet indicateur de fiabilité servira de socle à la mise en place d’un planning d’interventions sur la durée.

La maintenance préventive est indispensable dans le cadre d’une activité soutenue. Elle permet de prévoir les roulements de stocks et de production. Elle augmente votre efficacité et la durée de vie des matériels maintenus. Elle vous assure la confiance de vos clients : pas d’inquiétude concernant des pannes intempestives. L’entretien régulier des infrastructures réduit considérablement les risques d’incidents.

Vous pourrez également inclure, dans cette nouvelle organisation, la maintenance prédictive. Pour cela, les équipements de vos clients doivent être équipés de capteurs envoyant des informations. Pour les récupérer, vous devez avoir équipé votre service d’un logiciel sachant “lire” ces données et vous les restituer de façon claire.

Rédigez votre plan

Maintenant que vous savez comment calculer les indicateurs-clés de performance (KPI) de la mise en place d’une maintenance préventive, vous pouvez établir votre plan de maintenance.

Ce plan est l’assurance d’une bonne gestion des interventions, encore plus pour les grands volumes. Voici les étapes importantes d’un plan de maintenance préventive performant :

• Définir les objectifs de votre plan de maintenance
• Lister les maintenances à effectuer en fonction des différents équipements, en respectant les préconisations constructeur et les directives réglementaires
• Établir la fréquence des maintenances futures et l’attribution des ressources (attention à ne pas sur-optimiser la maintenance préventive, au risque d’intervenir trop en amont de l’usure d’un équipement, ce qui est plus couteux)
• Rédiger votre plan de maintenance préventive et le transmettre aux personnes concernées
• Créer des bons d’interventions par type d’équipements

La digitalisation de vos méthodes facilitera la mise en place de cette nouvelle coordination, plus efficace pour gérer un plus grand volume d’interventions de maintenance.

Digitalisez les processus de la gestion des interventions

À une époque où les entreprises se digitalisent, le secteur de la maintenance industrielle n’est pas en reste. Il doit lui aussi sauter le pas de la modernité et s’adapter continuellement aux nouvelles ressources disponibles. La transformation digitale est une étape clé de votre croissance. Elle vous apportera l’agilité nécessaire à la gestion d’un gros volume d’interventions de maintenance.

6 avantages à la transformation digitale

Si la digitalisation peut intimider au premier abord, elle simplifie pourtant un certain nombre de tâches chronophages et énergivores. Déjà adepte du numérique ou en pleine conduite du changement, vous gagnerez un temps précieux. Utiliser un logiciel de gestion des interventions optimisera vos méthodes de travail et impliquera un temps d’adaptation. Mais à terme, les changements opérés seront vecteurs de multiples avantages :

• Productivité avec la dématérialisation des rapports d’intervention : un confort et un gain de temps incomparables
• Agilité avec les modifications de planification rapides et mise à jour en temps réel du planning des techniciens
• Collaboration entre les services : en partageant les informations des interventions en temps réel avec toutes les personnes concernées, du service technique aux services administratifs, les données sont centralisées. Aucun risque de perte. Les délais de traitement sont donc réduits, permettant une facturation rapide
• Rentabilité sur le terrain avec l’optimisation des tournées pour chaque technicien
• Confort de travail des techniciens et fidélisation des ressources humaines : équipez vos techniciens d’une application mobile dédiée
• Pilotage en temps réel avec notamment le suivi des interventions en cours et terminées, avec analyse de rentabilité

Évidemment, tout ne peut pas reposer que sur la technologie : vous devez également staffer votre équipe avec les bonnes personnes.

Recrutez les bons techniciens

Le domaine de la maintenance industrielle souffre d’une pénurie de main d’œuvre. Les techniciens qualifiés et motivés se font plus rares. À vous de leur donner envie de vous rejoindre et d’être acteurs de votre prospérité. Votre stratégie de recrutement doit être précise.

Définissez vos besoins en termes de compétences. Vous recherchez une expertise technique adaptée à votre secteur et à vos clients. Cependant, même si un technicien peut être spécialisé dans un domaine d’activité éloigné du vôtre, n’oubliez pas qu’il peut également savoir s’adapter, évoluer avec son temps, se former.

Au-delà des compétences techniques, vous recherchez un savoir-être. Privilégiez un profil de bon équipier : une personnalité qui saura s’accorder à celle de ses collègues, sociable, qui saura travailler en équipe. Il devra également être le visage de votre entreprise sur le terrain et gérer l’aspect relation client. Rigueur et curiosité seront de bons atouts pour assurer une remontée d’informations précise et évoluer dans son métier.

Ciblez vos besoins au niveau des qualifications primordiales et des compétences prioritaires. Rédigez une offre d’emploi efficace : votre fiche de poste sera claire et détaillée. Elle mettra en lumière vos objectifs de recrutement et les missions de vos futurs techniciens. Elle annoncera également le type de contrat, les formations et expériences requises, la zone géographique ciblée.

Pour vous donner les meilleures chances de réaliser les bons recrutements de techniciens, utilisez les outils en ligne à votre disposition : réseaux sociaux (vous trouverez une étude complète ici vous permettant de choisir les bons réseaux sur lesquels mener vos campagnes de recrutement), sites spécialisés, moteurs de recherche d’emploi (Indeed, Pôle Emploi…). N’hésitez pas à utiliser le format vidéo (témoignages de techniciens, suivi d’une journée type, présentation “RH” de l’entreprise, etc).

Pour que votre entreprise soit en capacité de gérer un plus grand volume d’interventions de maintenance et poursuivre sa croissance, vous devez prévoir, en amont de votre expansion, les solutions nécessaires. Sans mise à niveau technologique et sans transition digitale, vous risquez d’être freiné par l’immobilisme des anciennes méthodes ou logiciels limités, inadaptés à la gestion des interventions en masse.

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