Comment rendre votre gestion de chantier plus efficace ?

Qu’est-ce que le suivi de chantier et pourquoi il est indispensable ?

Le suivi de chantier est l’axe nécessaire à une bonne organisation de chantier. Il se concentre sur la gestion de votre projet, du début à la fin, de la préparation à la livraison.

Un bon suivi garantit la centralisation de toutes les informations et leur transmission aux différents acteurs de votre chantier.

Correctement réalisé, il regroupe les données assurant la livraison d’une réalisation conforme au contrat de départ, et le respect :

• du cahier des charges préétabli
• du budget déterminé
• des délais prévus et du calendrier des livraisons, ainsi que les étapes planifiées
• des normes environnementales et de sécurité
• du suivi administratif

Un suivi de chantier au cordeau transmet les bonnes informations, au bon moment et au bon intervenant. Si chaque étape est accomplie dans les règles de l’art, vous consoliderez votre chantier.

La planification ou comment avoir une maitrise parfaite de votre chantier

Qui dit planning, dit calendrier.

La planification de chantier consiste à programmer les différentes étapes de votre projet de construction : la livraison des matériaux, les tâches des différents intervenants, les interventions des sous-traitants. Elle priorise les missions et structure l’avancement des travaux.

C’est un travail de longue haleine. Mais c’est une phase indispensable destinée à faciliter les processus à venir. Le temps investi dans la planification peut vous en faire gagner de manière conséquente.

Votre planning centralisera les informations prioritaires au sein d’un même support. Chaque partie ayant un visu sur ce calendrier disposera de ces données. Chaque utilisateur disposera du même niveau d’information.

Lorsque vous planifiez les différentes étapes de votre chantier, pensez à vous laisser une marge d’erreur pour pallier les imprévus : un délai de livraison supplémentaire, l’absence ou le retard d’un intervenant, des intempéries non anticipées…

Identifiez vos besoins, puis répartissez les tâches à réaliser afin de coordonner les actions entre les différentes équipes. C’est essentiel pour que chaque intervenant effectue sa mission en osmose avec ses collègues.

Un logiciel de planification de chantiers sera votre meilleur atout pour une organisation millimétrée : vous pourrez y renseigner toutes les données concernant votre projet. Vous aurez une vision complète et précise du déroulement des opérations, dans le but d’anticiper les événements.

Identifiez les ressources pour les mobiliser !

La réalisation d’un chantier nécessite un certain nombre de ressources, qu’elles soient matérielles ou humaines.

Il vous faudra donc les évaluer pour savoir de quoi vous avez besoin, en quelle quantité, pour quand, et sur combien de temps. Une bonne estimation est primordiale. Elle vous apporte une vision globale de votre projet. Si vous ne prévoyez pas suffisamment de ressources, vous allez vous retrouver à court. Devoir se procurer des matériaux en urgence est l’une des pires sources de stress. A contrario, une appréciation trop large sera une dépense inutile. Avoir du stock de secours, oui ; gaspiller des ressources, non.

Humainement parlant, vous allez faire appel, la plupart du temps, à divers sous-traitants. Ils seront missionnés sur les tâches dépendantes de leur corps de métier. Électriciens, carreleurs, plombiers, maçons, couvreurs, peintres… Pour chaque professionnel, vous devrez identifier et leur transmettre leurs missions, les dates auxquelles ils interviendront, les délais qu’ils devront respecter.

Matériellement parlant, il vous faudra vous occuper de toute la gestion : l’approvisionnement, les livraisons, le stockage et son emplacement, la gestion de ces stocks…

Une fois les ressources identifiées, vous pouvez les attribuer à vos chantiers en vous appuyant sur le planning, dont nous avons parlé précédemment. Un logiciel de suivi de chantier serait un appui certain : ce type d’outils est spécialement conçu pour centraliser les informations liées à la gestion des ressources dans le cadre d’un projet BTP.

Communiquez avec les différents acteurs de vos chantiers

Les réunions de chantier sont une étape essentielle au bon déroulement de vos projets du bâtiment. Elles servent à réunir les différents corps de métiers intervenant pour évoquer des difficultés rencontrées et les résoudre.

Ce rendez-vous met en scène les acteurs les plus importants :

Le maître d’ouvrage

À ne pas confondre avec le maître d’oeuvre. Il est le commanditaire de la construction, en d’autres termes, le client. Professionnel ou particulier, il n’est pas obligatoirement un professionnel du bâtiment. Son rôle est de définir les besoins du projet, d’établir le cahier des charges et de déterminer le budget alloué au chantier ainsi que ses délais.

Le maître d’œuvre

Chargé de la réalisation des travaux, il est l’exécutant technique. Il doit respecter les exigences du maître d’ouvrage, au niveau du budget et des délais. C’est un expert du secteur BTP. Il va piloter le projet de construction : conception des plans, mise en place du calendrier, coordination des sous-traitants, validation de l’enveloppe budgétaire…

Le CSPS

Le Coordonnateur Sécurité et Protection de la santé est chargé de mission par le maître d’ouvrage. Il gère la partie sécurité du chantier.

Les autres intervenants

Il s’agit des conducteurs de travaux, des sous-traitants et entreprises…

Ces réunions, si effectuées régulièrement, servent de lien entre les différentes parties. Elles assurent un suivi régulier permettant de vérifier que les travaux avancent correctement ainsi que leur qualité.

Cependant, elles nécessitent une certaine organisation. L’idéal est de fixer la date en avance, après validation, avec les tiers concernés. Il est important d’établir l’ordre du jour afin de ne pas s’éparpiller inutilement pour aborder tous les points utiles dans le délai imparti. Chacun peut intervenir à tour de rôle pour exposer ses points problématiques.

À l’issue de cette réunion, vous devrez rédiger un compte-rendu de chantier. Ce document non-obligatoire est fortement préconisé. Il résume les points abordés au cours de la séance. Il est conseillé de vous appuyer sur le compte-rendu précédent pour la réunion suivante. Plus il sera complet et agrémenté de photos ou de plans, plus il saura retranscrire et remettre en mémoire les événements antérieurs.

Ce document est également transmis au client. Il le tient au courant de l’avancée des travaux et du respect des directives. Chaque compte-rendu, d’une semaine sur l’autre, l’inclut dans le processus des travaux. Il sera rassuré d’être régulièrement tenu au courant de l’avancée du projet, et donc, confiant.

Contrôlez les dépenses et la gestion de votre budget

Vous le savez, le budget d’un projet est loin d’être extensible. Et pourtant, dans les grands projets BTP, on observe régulièrement des dépassements assez importants.

C’est pourquoi son respect est primordial. Cependant, quelques grains de sable dans les rouages entraîneront des surcoûts. Lors de l’estimation, il vous faudra prendre en compte ces aléas et prévoir un fond de sécurité.

Ces surcoûts découlent d’événements imprévus tels que des retards de livraison, le remplacement d’un artisan, le dépassement des délais.

C’est pourquoi le suivi de chantier via un logiciel de suivi de chantier spécialisé est primordial. Ils sont généralement conçus de manière à pouvoir suivre au fur et à mesure si les différentes étapes restent dans le cadre du prévisionnel d’origine. Ainsi, vous pouvez directement prendre les décisions correctives qui s’imposent.

Peut-être que vous ne disposez pas encore d’un logiciel adapté pour effectuer le suivi des coûts de vos chantiers, notamment celui de la main d’œuvre ? Le décompte de l’activité des compagnons se fait-il en format papier, pour être ensuite ressaisi ultérieurement ? Si la réponse est positive, alors vous perdez beaucoup de temps, rien que sur ce point. Et la perte financière l’est encore plus si ces informations, par manque de temps, ne sont exploitables qu’à la fin du chantier.

Il faut donc vous équiper d’outils pour traiter le sujet du budget en temps réel.

Assurez-vous de la sécurité de vos chantiers

Dans le cadre d’un projet BTP, la sécurité est vitale. Les métiers du bâtiment sont parfois des métiers à risques : utilisation d’outils et machines dangereux, travail en hauteur, port de charges lourdes, chutes, bruit et vibrations, effondrements… Tout doit être vérifié, plusieurs fois, afin d’assurer un cadre de travail sécurisé et rassurant aux intervenants.

Lors des tournées sur les lieux du projet, vous devez repérer la moindre irrégularité et la signaler aux personnes concernées (le CSPS ou responsable sécurité, le maître d’œuvre ou encore le chef de chantier).

Ces questions peuvent/doivent d’ailleurs être abordées durant les réunions de chantier.

Le respect des normes de sécurité et d’hygiène a deux impacts dominants : en sécurisant les personnes qui travaillent pour vous, ils vous accordent leur confiance. Cela implique que la qualité de leur travail en sera renforcée. S’ils viennent effectuer des tâches en craignant pour leur intégrité, vous ne les verrez pas longtemps.

De plus, légalement, vous êtes responsables de la sécurité de vos intervenants. Il est donc de votre devoir de leur fournir un cadre respectant leurs droits fondamentaux. S’il se produit un accident dû à une malfaçon de votre chantier, donc pour lequel vous êtes responsable, vous risquez gros !

BONUS : un logiciel ERP pour votre suivi de chantier BTP ?

Vous équiper d’un ERP complet, spécialisé dans le domaine du bâtiment, est la solution pour non seulement faciliter votre suivi de chantier, mais aussi pour augmenter votre rentabilité à l’affaire.

Les diverses options proposées par ces solutions sont idéales pour un effectuer un suivi de chantier de A à Z. Des fonctionnalités spécifiquement développées pour respecter les impératifs particuliers du domaine d’activité qu’est le BTP.

L’ERP qu’il vous faut devra contenir une partie entièrement axée sur le suivi de chantier. Voici les options indispensables qui devront vous être proposées :

• Planning de réalisation de chantier
• Visu sur les états d’avancement
• Chiffrage des coûts, ainsi que leur évolution
• Imputation des heures aux chantiers
• Répartition et planification des tâches et matériels
• Accès direct aux commandes d’achats
• Gestion de la sous-traitance
• Analyse de la rentabilité en temps réel

Sans oublier que certains logiciels proposent également des modules complets qui apportent une valeur ajoutée incomparable à votre suivi de chantier :

• Un planning de réalisation de chantier pour améliorer leur organisation et maximiser la gestion des ressources
• Une gestion complète des achats et des stocks pour garantir la rentabilité de vos chantiers et optimiser votre trésorerie
• Une gestion de parc matériel afin de mieux administrer les équipements (cataloguer, quantifier, gérer les affectations sur les chantiers…)
• Un logiciel de gestion de la facturation
• Un logiciel CRM afin de centraliser les données de vos chantiers tout en facilitant la création de vos devis et vos chiffrages, idéalement avec une solution de mobilité pour rentrer vos métrés sur place
• Un outil de comptes-rendus de chantiers
• Etc.

La gestion de chantier est une étape que vous devez absolument optimiser pour la réalisation de vos projets bâtiment. Dans la mesure où un certain nombre de personnes y participent, il faut l’effectuer avec le plus grand sérieux.

Malgré son côté chronophage, elle sécurise vos projets BTP. En portant votre attention sur les différents grands axes que nous avons abordés, les aspects les plus laborieux du suivi de chantier ne vous poseront plus de soucis.

Une bonne planification des étapes de votre chantier, une gestion des ressources intelligente et maîtrisée, une communication limpide avec les différents intervenants, un contrôle permanent des dépenses et du budget avec l’accent mis sur la sécurité des intervenants : tout un programme pour assurer le succès de votre suivi de chantier.

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