Comment simplifier votre suivi de chantier BTP ?

Pourquoi assurer un suivi de chantier BTP ?

En tant que PME du bâtiment, vous savez que le suivi de chantier fait partie des fondamentaux à respecter. Il assure le bon déroulement de votre chantier et contrôle sa qualité.

Chaque étape est répertoriée dans votre suivi :

• La préparation
• Les commandes et approvisionnements des matériaux
• Les planifications des différentes tâches
• L’organisation des réunions
• Les vérifications de la qualité des travaux effectués
• Le respect des délais de réalisation
• La livraison du chantier
• La gestion des réserves…

Sans cette vigilance constante de l’avancée de votre chantier BTP, vous ne pourrez pas suivre le cours des événements. Vous risquez de passer à côté de retards de livraison, de gestion de frais supplémentaires, de non-respect du planning… Ces aléas auront un impact direct sur la rentabilité finale du chantier.

Car c’est bien de cela dont il s’agit : une fois le chantier terminé, il doit être rentable ! C’est ce profit qui pousse la croissance de votre entreprise.

Pour simplifier ce suivi quotidien, la meilleure solution est d’opter pour un logiciel de suivi de chantier. Cette solution devra être pensée pour résoudre les obstacles rencontrés fréquemment qui compliquent votre suivi.

Les principaux irritants d’une gestion de chantier BTP

La solution pour résoudre la plupart des difficultés de votre quotidien est relativement simple : vous devez trouver l’outil sachant répondre à toutes vos problématiques métier. Selon le secteur d’activité dans lequel vous exercez (gros-œuvre, second-œuvre, agencement, paysage) et le corps de métier (maçonnerie, peinture en bâtiment, plombier, électricien, menuiserie, …), les obstacles ne seront pas les mêmes.

Faites le listing des choses prioritaires à régler. Ciblez les principales entraves à votre croissance et vos besoins idéaux. À ce stade, ne vous interdisez surtout pas de “rêver”. Une fois cela fait, vous pourrez sereinement rechercher une solution de gestion correspondant à vos objectifs.

Pour vous aider dans votre démarche, voici les principaux facteurs de frictions, bloquant les rouages de votre suivi de chantier, auxquels vous pouvez être confronté.

Excel : votre meilleur ami devient doucement le pire ennemi de votre suivi de chantier

Excel a longtemps été un logiciel très utilisé dans la gestion de chantier : planification, facturation, suivi… Ses nombreuses options et ses formules de calcul offrent des possibilités très pratiques et son coût plus qu’abordable est un atout majeur. Mais elles ne sont plus suffisantes aujourd’hui.

À mesure que votre société se développe, vous ne pouvez plus ignorer certains défauts particulièrement handicapants :

• Possibilités d’erreurs colossales : une faute de frappe sur une formule de calcul ou sur un chiffre, et c’est la totalité de votre tableau qui est incorrecte. Imaginez l’impact possible sur votre trésorerie lorsque cela touche à la facturation !
• Les logiciels non connectés, tels qu’Excel, n’ont pas la part belle sur le marché actuellement. La raison d’être d’un suivi de chantier BTP est de partager les informations le concernant entre toutes les personnes travaillant dessus
• L’ergonomie du logiciel n’a pas été pensée pour le suivi de chantier BTP. Les multiples onglets perdent vos conducteurs de travaux et la vision d’ensemble d’un chantier est difficile à obtenir
• Le pilotage de chaque chantier est fastidieux. Les données doivent être mises à jour manuellement, provoquant une perte de temps considérable et bloquant la réactivité face aux aléas et imprévus d’un chantier BTP. Les délais de facturation sont longs, ce qui impacte votre trésorerie.

Ses allures de dinosaure ne rivalisent pas auprès de solutions dédiées et résolument modernes. Celles-ci regroupent les possibilités de plusieurs logiciels en un seul. Elles remplacent les fonctions principalement utilisées dans le tableur originel.

Votre logiciel de devis facturation vous aide, mais au milieu du flux, c’est compliqué

Il existe des logiciels comme Sage Batigest et EBP dont l’expertise réside dans la création de devis et la facturation. Ces solutions s’adressent majoritairement aux auto-entrepreneurs et aux artisans du BTP. Elles constituent une excellente première étape dans la digitalisation des entreprises du bâtiment, mais peuvent montrer leurs limites si vos besoins évoluent : planification, suivi analytique précis des chantiers, gestion des achats et stocks, suivi des feuilles de temps des compagnons, mobilité sur les chantiers (comptes-rendus, levées de réserves), gestion des matériels, pilotage commercial, décisionnel, etc…

De nombreux processus entre le chiffrage d’un chantier BTP et sa facturation doivent être digitalisés pour une meilleure efficacité, ce qui est rendu difficile par ces solutions dites “verticales”, pourtant expertes dans leur domaine.

La ressaisie d’informations est un gouffre financier !

Les problèmes de ressaisie sont certainement l’une des priorités à cibler dans le secteur du bâtiment. Une même information peut être saisie deux, trois… Dix fois !

Prenons par exemple les données client, pour faire simple. Elles sont saisies à l’étape commerciale, puis à la planification du chantier, lors de la commande d’achat, à la mise en production du chantier. Et ce n’est pas fini : suivi des temps des compagnons affectés au chantier, factures de situations, facture de fin de chantier, DGD, dossier de levées de réserves, interventions post-chantier… Autant de temps perdu qui vous coûte (très) cher et nuit à la rentabilité de chaque chantier.

La gestion du chantier 100% au bureau

Un autre enjeu majeur du suivi de chantier BTP est la mobilité. Combien de fois vous êtes-vous dit que ne pas pouvoir piloter vos chantiers sur site était une hérésie ? Devoir revenir à l’entreprise ou à l’agence pour rentrer un compte-rendu (tiens, voilà une ressaisie d’information…) ou pour saisir une commande de matière urgente vous fait perdre du temps et vous fait parcourir des kilomètres inutiles.

Nous en avons terminé avec les principaux points de blocage d’un suivi de chantier BTP. Si vous vous êtes reconnu(e) ici, la suite devrait vous plaire.

Pour simplifier votre suivi de chantier BTP, choisissez un logiciel ERP

L’idéal ne serait-il pas d’adopter un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré) couvrant la totalité de vos besoins ? Aujourd’hui, il existe des ERP spécialisés pour le BTP dont la couverture fonctionnelle assume toutes les exigences que vous rencontrez. Que ce soit sur le terrain ou dans les bureaux, ces solutions de gestion tout-en-un profitent à tous vos services.

Plus besoin d’utiliser plusieurs logiciels pas parfaitement compatibles entre eux : dorénavant, vous pouvez trouver la solution adaptée. Facturation, devis, suivi de chantier BTP, gestion des plannings, absences, CRM, achats et stocks… pour ne citer qu’eux : vous pouvez retrouver ces options centralisées dans une seule et même solution. Optez pour la simplicité et économisez !

Adoptez une solution de planification adaptée à votre secteur d’activité

Un mauvais outil de planification aura des conséquences néfastes : manque de productivité, mauvaise coordination des intervenants, absence de communication, délais non respectés… La gestion des plannings est un enjeu majeur du bâtiment. Piloter des équipes et contrôler des impondérables sont votre lot quotidien. Vous le savez déjà : n’importe quoi peut arriver n’importe quand et une planification efficace, maîtrisée et agile vous assure d’être réactif en toutes circonstances. Anticiper les imprévus est ce qui fait la qualité d’une bonne gestion.

Un planning de chantier permet de centraliser un certain nombre d’informations vitales liées au fonctionnement de votre chantier : perfectionnement des coûts de votre main d’œuvre, mobilisation du matériel, respect des délais et du cahier des charges…

Peu importe la méthode utilisée, le résultat recherché sera toujours le même : gagner du temps, améliorer la communication entre les différents acteurs, limiter les erreurs et assurer un suivi de chantier efficace. Un logiciel ERP intègre tous ces enjeux.

Un seul logiciel pour une meilleure rentabilité

Il est courant dans le domaine du bâtiment d’utiliser depuis des années les mêmes logiciels. Ceux-ci, lorsqu’ils ont été mis en place, correspondaient chacun à un besoin différent. Mais investir dans différents outils ne s’interfaçant pas entre eux est loin d’être économique. Oubliez les informations saisies d’une part, puis ressaisies ensuite, le tout à reproduire autant de fois que vous avez de logiciels. Qui dit perte de temps, dit inévitablement perte d’argent.

Et c’est là que nous mettons le doigt sur l’importance d’avoir un outil totalement collaboratif : le partage des informations, leur disponibilité en temps réel, et surtout la transmission des données d’un module à l’autre, améliore la communication entre les services, entre les bureaux et le terrain. Ce point est absolument vital. C’est l’osmose entre différents pôles d’une même activité qui permet à une société de grandir. Le gain de temps effectif, associé à la connaissance des informations de première importance par toutes les personnes concernées, augmente la performance générale.

De plus, payer différents fournisseurs n’ouvre pas la porte aux négociations financières. En faisant le choix d’un ERP complet, vous sélectionnerez les modules adaptés à vos activités courantes. Certaines solutions proposent des options à la carte, avec des possibilités sur mesure. Il est possible de négocier les tarifs en fonction du nombre de modules validés. Cela peut bien sûr rentrer en ligne de compte dans votre choix de fournisseur d’ERP.

Et si on s’écarte de l’aspect purement pécuniaire, un seul logiciel regroupant l’essentiel de vos indispensables sera un sérieux atout en termes de souplesse.

Un ERP complet pour plus de souplesse

Il existe de nombreux éditeurs d’ERP. Mais prenez garde à choisir un éditeur spécialisé dans le domaine du bâtiment. Votre activité spécifique implique des besoins particuliers.

La solution que vous utiliserez au quotidien, et probablement pendant plusieurs années, doit être adaptée à votre secteur d’activité.

Un logiciel BTP sera doté des options nécessaires à la gestion de chantier de A à Z. Les différents aspects de votre métier seront gérés sans la rigidité imposée par des logiciels non-collaboratifs. La souplesse fournie par un outil qui s’adaptera à chaque corps de métier de votre activité vous fera gagner en confort de travail.

En effet, si la solution adoptée pour votre suivi de chantier BTP se construit autour de modules totalement collaboratifs, votre agilité sera décuplée. Chaque menu sera vecteur d’informations, sans perte de données. Et chaque donnée sera exploitée par la personne concernée, quel que soit son domaine d’activité (administratif ou terrain).

La mobilité est un atout majeur de votre suivi de chantier BTP

À l’ère de la digitalisation, de nombreux outils sont proposés afin d’améliorer votre mobilité. Les ignorer serait une mauvaise stratégie pour votre évolution.

Par essence, travailler sur des chantiers implique une certaine itinérance. Les déplacements sont plus que fréquents. Il est donc indispensable de disposer d’un ERP lié à une application mobile. Celle-ci apporte une agilité accrue : la transmission des données liées aux chantiers en temps réel simplifie la communication et augmente la réactivité des équipes. L’activité de votre entreprise est couverte dans sa globalité :

• Le suivi de chantier est incrémenté en direct
• Les planifications sont suivies et mises à jour    
• Les devis sont établis sur place avec vos clients      
• La facturation est gérée dès l’avancement d’une étape clé du projet   
• Le passage des commandes est effectué dès qu’un besoin se présente  
• La gestion des stocks s’effectue en temps réel

Bénéficiez d’un suivi client privilégié

Appréhender un nouvel ERP est parfois rugueux. Nous parlons d’un logiciel puissant mais complexe, aux multiples ramifications. Pour répondre à vos exigences, il se doit d’étendre ses possibilités. Ce qui nécessite une assistance sur le long terme.

C’est pourquoi votre éditeur (ou intégrateur) doit pouvoir vous accompagner au quotidien : durant la phase de découverte de vos besoins, lors de la mise en place du projet, pendant la durée de la formation. Il doit également être présent après la mise en production : c’est-à-dire continuer de vous assister après le déploiement, dans l’utilisation quotidienne de votre nouvel outil.

Certains fournisseurs seront même en mesure de mettre à votre disposition un système de portail client par lequel vous pourrez lui transmettre vos questions, vos demandes d’améliorations ou de paramétrages.

Outre le logiciel en lui-même, la relation avec votre prestataire est souvent sous-estimée. Une bonne communication entre vous et votre fournisseur d’ERP est la garantie d’une prise en main de l’outil facilitée. Mieux vos équipes s’approprieront le logiciel, plus rapide sera votre ROI projet. Enfin, la rentabilité de votre entreprise toute entière sera améliorée, vous permettant croissance, partage de la valeur ajoutée et meilleur confort de travail pour vos équipes.

Opter pour un ERP est le point de départ pour résoudre, un à un, les problèmes rencontrés au quotidien lors de votre suivi de chantier BTP. Les difficultés régulières, parfois indissociables de certaines situations, ne seront plus que de lointains souvenirs. Votre savoir-faire sera mis en valeur, car vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier.

Un logiciel saura s’adapter aux conditions de travail de votre entreprise, et non l’inverse. Il vous accompagnera sur chacun de vos chantiers. Cet outil principal saura pallier les difficultés liées à votre secteur d’activité. Il sera le socle de votre réussite.

À découvrir ensuite