Pourquoi abandonner Excel dans le bâtiment ?

Excel était pourtant la solution idéale pour le pilotage de vos chantiers. Mais voilà, aujourd’hui, le fait d’ouvrir un document avec divers onglets et une suite de calculs interminables vous fait perdre des cheveux. 

Pourquoi ce logiciel qui fut un temps le meilleur allié de votre organisation devient aujourd’hui une source d’inquiétude quotidienne ?

Les alternatives à Excel pour le bâtiment

Il existe de nombreuses alternatives à Excel pour la gestion opérationnelle de votre entreprise du BTP. Quelque soit votre budget, vos effectifs ou vos projets, le meilleur service pour votre entreprise existe forcément. Lors de vos recherches, vous découvrirez une bibliothèque de différentes solutions à différents prix.

Ces outils offrent des fonctionnalités plus avancées, une souplesse, une automatisation et une intégration des informations optimisées. Ces différents produits sont moins généralistes qu’Excel. Ils se concentrent sur un service en particulier et/ou se dédient au BTP et ont des domaines d’expertise beaucoup plus ciblés.

Logiciels de gestion de projet

Ces solutions permettent de planifier, suivre et gérer l’avancement des travaux de manière plus efficace. Elles vous aident à améliorer la communication entre les équipes et favorise la collaboration.

Ce type de logiciels vous permet de garder un œil sur les travaux en cours et leur état d’avancement (vous pouvez facilement poser une date de début et de fin de tâche). Il vous donne en temps réel tous les renseignements nécessaires au bon déroulement de vos projet. Il assure la productivité de vos équipes. 

Logiciels de devis et facturation

Ils permettent de générer des devis et des factures, saisir les règlements, voire de générer des factures de situations dans le cas d’un outil métier.

Vous automatisez votre gestion et minimisez les risques liés à des erreurs de saisies ou des tâches répétitives (plus d’erreurs de date, de montants erronés ou d’oublis). Vous réduisez les délais de paiements et sécurisez donc votre trésorerie. 

Logiciels de gestion des stocks

Ils permettent de suivre les stocks, de gérer les commandes et les livraisons. Leur but est essentiellement de prévenir des ruptures de stock et de mieux gérer les achats et donc votre budget.

CRM

Ce logiciel fait généralement passer un cap à votre entreprise en termes de suivi commercial et de relation client. Ce type de solutions propose parfois la création de devis avec des modèles de devis.

Vous pouvez aussi faire une estimation de votre CA potentiel grâce aux différentes offres et opportunités d’affaires en cours. Un CRM participe aussi à améliorer votre trésorerie prévisionnelle.

Logiciels de suivi de chantier

Ces logiciels aident les entreprises à mieux suivre l’avancement des chantiers, à gérer les matériaux et les équipements, et à communiquer avec les sous-traitants.

Vous améliorez au quotidien le pilotage de vos projets avec une vue à 360° des différents postes de vigilance liés à vos projets (évolution des coûts, commandes d’achats, remontées terrain, statistiques, etc).

Logiciels de suivi des ressources humaines

Ils sont utilisés pour gérer les horaires des employés, les heures de travail, les congés, les formations et les visites médicales. Ils donnent aussi une vision sur les qualifications et les habilitations du personnel, voire sur les entretiens annuels.

Logiciels de suivi des matériels

Pour gérer les matériels comme la flotte de véhicules, engins de chantier et équipements spécifiques coûteux, ces outils aident à garder un inventaire à jour, planifier la maintenance et surveiller l’utilisation des machines et de la flotte de véhicules.

GED et outils de collaboration

Ils sont idéaux pour améliorer la coopération entre les équipes et faciliter le partage de document. La communication entre vos différents services est au beau fixe. Il assurent aussi la sécurisation, la centralisation et le suivi des données et des documents. C’est aussi un gain de temps non négligeable dans le traitement et la recherches d’informations. 

Logiciels de reporting (BI)

Pour un suivi des performances plus poussé, c’est vers ce type de solutions que vous devez vous tourner. Ils vous aident plus efficacement à prendre des décisions plus éclairées.

Les ERP

Les logiciels ERP bâtiment offrent une suite globale de fonctionnalités pour piloter tous les aspects de l’entreprise, de la conduite des chantiers à la facturation et aux ressources humaines. C’est la solution la plus complète pour gérer vos processus à 360°. C’est un outil que vous pouvez qualifier de “tout-en-un”.

Pourquoi Excel dans le bâtiment est-il encore beaucoup (trop) utilisé pour gérer les chantiers ? 

Excel dans le bâtiment a longtemps été l’outil le plus accessible et simple d’utilisation pour structurer et digitaliser les entreprises du secteur. C’est une page blanche qui peut s’adapter à n’importe quel thème : RH, stock, flux financiers, gestion de projet. Rien ne lui résiste !

Enfin, mise à part votre bonne volonté qui s’amenuise au fur et à mesure que vos affaires se complexifient et se développent.

Pourtant, sur le papier, il a tout pour plaire. Accessible grâce à la suite Office, disponible avec Word et PowerPoint, son prix est plus que raisonnable. Il s’ajuste à divers pilotages, il est flexible. La documentation sur son utilisation est foisonnante. Il existe une bibliothèque foisonnante de modèles en xls à télécharger, chacun étant immédiatement adaptable à vos problématiques.

Aucun calcul ne lui résiste : taux de marge, coût par chantier, taux d’avancement des chantiers, rotation des stocks, taux d’absentéisme, … Il sait tout. Sa puissance n’est plus à démontrer. Mais qui ne s’est jamais senti intimidé face à un tableau Excel ? 

Pour avoir un œil sur votre pilotage de chantier, un fichier Excel a la possibilité de se décliner en divers onglets relatifs aux :

• Stock
• Coordonnées clients
• Budget
• Devis
• Estimation
• Coûts
• Délais
• Planification
• Prévisions
• Facturation
• Et bien d’autres encore

Grâce à une myriade de formules et de modèles, vous pouvez orchestrer divers services et informations de votre entreprise. Vous avez aussi un œil sur l’état d’avancement des travaux.

Un seul fichier. Un onglet et modèle pour chaque flux. Sur le papier, il a tout pour vous aider à gérer vos chantiers. 

Mais la liste de désagréments commence à devenir longue.

Au fond de vous, vous vous demandez si le pilotage de votre entreprise ne serait pas mieux sans les tableurs de Microsoft Office ou de Google Drive. Vous n’avez jamais osé le dire tout haut, nous le faisons pour vous. Et promis, ce n’est pas une hérésie.

Quels sont les inconvénients d’Excel pour le bâtiment ?

Cette appréhension vient du fait qu’il y a autant de façons différentes de se servir d’Excel dans le bâtiment qu’il y a d’utilisateurs. Aucun modèle n’est identique à un autre. Et parfois, souvent même, ces manipulations entrent en conflit. Entre les bonnes et les mauvaises pratiques, on a vite fait de se perdre dans les méandres d’une solution qui n’est, en fin de compte, pas si accessible que cela. Puissant certes, mais peu, voire pas du tout collaboratif et adapté à votre PME du bâtiment.

Erreurs de saisie et incohérences dans les données 

Imaginez, ou souvenez-vous : un responsable de chantier saisit accidentellement un prix incorrect pour l’approvisionnement en matériaux. La commande est excessive et entraîne des coûts supplémentaires. 
Une faute de frappe détectée des semaines plus tard vous a fait payer un prestataire deux fois pour la même facture. 
Votre stock est suivi sur un tableau. Un employé a enregistré par maladresse une version obsolète du fichier, écrasant les données actualisées.

En plus des retards dans les projets, des surcoûts, des litiges avec les clients ou les fournisseurs, les erreurs de saisies affectent la précision des calculs et des analyses. 

Les prises de décisions sont inexactes et les problèmes de conformité réglementaire tombent. 

Difficultés à suivre et à mettre à jour les données

Comment voulez-vous que vos chefs d’équipe puissent régler des problèmes émergents sur le terrain s’ils n’ont pas accès aux rapports en temps réel ?

Comment voulez-vous faire un suivi précis des tâches, des délais et des budgets pour un nouveau contrat de construction si Excel est dépassé ? La complexité du chantier et la multitude d’informations ne peuvent être régies efficacement. 

Que se passe-t-il quand un collaborateur enregistre une version obsolète d’une feuille de calcul par erreur pour la gestion de vos stocks ?

Indices : problème de planification des approvisionnements, dépenses supplémentaires, erreurs, retards et baisse de rentabilité. À cela, s’ajoute la frustration des équipes qui favorise le turnover.

Sur un tableur, les données peuvent rapidement devenir caduques et les modèles que vous téléchargez peuvent vite se retrouver dépassés. Cela nuit à la réactivité de votre entreprise. Les inexactitudes jonchent votre planning, les équipes subissent cet impact et les perturbations sur le chantier s’accumulent. 

Manque de sécurité des données

En l’absence de contrôle d’accès adéquats, les éléments sensibles de vos documents, comme les informations de vos clients, peuvent être divulguées, partagées par erreur ou utilisées de manière malveillante. La réputation de votre entreprise et la relation avec vos parties prenantes en sont impactées. Les problèmes juridiques peuvent même être de mise.

Vos équipes échangent régulièrement des fichiers Excel par e-mail ? Elles s’envoient des coordonnées client par WhatsApp ? Ces informations sont facilement disponibles, exposant votre société à des fuites de documents ou à des cyberattaques.  

Difficultés à partager et à collaborer efficacement

Qu’en est-il du partage de l’information entre les membres de l’équipe ? Qu’en est-il quand il travaille à distance ou sur des sites différents ?
Réunir ou retrouver des éléments dispersés dans différents dossiers Excel devient chronophage, mais entraîne également des erreurs de planification et des délais supplémentaires.
En l’absence d’une plateforme de collaboration numérique, la communication est fragmentée, les mises à jour ne sont pas synchronisées et les informations importantes potentiellement perdues. Retard et confusion sont monnaie courante sur le terrain. 

Difficultés d’évolutivité

La croissance rapide de votre entreprise perd pied face à des feuilles de calculs de plus en plus volumineuses et complexes. Le pilotage et la qualité de vos projets s’en retrouvent impactée, la coordination est compliquée. Les informations essentielles sont égarées et vos équipes perdent un temps précieux à les chercher dans les différents dossiers. 
Votre productivité globale en est affectée. Vous être prisonnier de votre solution jadis favorite.

Manque de mobilité et d’accès à distance

La résolution des problèmes sur le terrain prend du retard. Vos conducteurs de travaux n’ont pas accès en temps réel à certaines informations du chantier. Elles sont stockées localement sur leur ordinateur et ils n’ont pas de possibilité de les consulter à distance. Vous le vivez peut-être : cela signifie un appel qui dérange pour rien un collègue, ou un aller-retour à l’entreprise.

Faible niveau de prospective

En manque d’outils d’analyse avancée, votre entreprise se limite à l’examen des chiffres historiques dans le logiciel de la suite Office. Ou pire encore en termes de réactivité : l’analyse comptable qui intervient trop longtemps après la réalité du terrain. La vision des opportunités est donc restreinte, comme la vue d’ensemble de votre portefeuille d’affaires en cours, la CA potentiel par agence ou par chargé d’affaires, etc.

Utiliser exclusivement Excel pour le bâtiment entraîne des difficultés opérationnelles et financières pour votre société. La transformation digitale résout ces obstacles. En introduisant des solutions adaptées et dédiées à vos problématiques, vous améliorez l’efficacité de chaque projet et la compétitivité globale de votre PME.

Alors oui, vous avez aimé Excel pour le bâtiment. Et vous l’appréciez encore. Mais il est essentiel de le laisser partir et enfin donner l’occasion à votre société de s’épanouir avec de nouveaux outils. Ils vous permettent d’avoir une meilleure visibilité sur vos chantiers et tous les flux inhérents à votre PME du BTP.

Vous gagnez aussi en efficacité opérationnelle, en réputation. Vous simplifiez vos prises de décision. Vos équipes communiquent mieux et sont plus soudées. Le choix de la ou des solutions les plus adaptées va dépendre de vos besoins spécifiques, de la taille de votre organisation et de vos objectifs de transformation digitale. 

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