Le DGD : tout savoir sur ce dossier essentiel au BTP

Que vous soyez soucieux(se) de la trésorerie de votre entreprise ou que vous cherchiez à optimiser vos processus, l’élaboration de chaque décompte général définitif est sûrement ancrée dans l’ADN de votre conduite de travaux. Document à la valeur juridique et financière, il est indispensable pour clôturer un projet. Ce dossier va réunir les droits et les obligations de chaque partie prenante pour arrêter le solde des travaux. 

Sa rédaction est méticuleuse et il n’est pas rare que des contestations naissent et ralentissent sa validation. Mais avez-vous pensé à automatiser son déroulement ? Il existe des logiciels qui vous permettent un gain de temps et une visibilité à 360° sur tous les aspects traités par le Décompte Général Définitif.

Le DGD : clé de voûte dans le monde des travaux

Le décompte général définitif est la bête noire de toutes les fins de projets. Contraignant, strict pour ne pas dire excessif, il est aussi angoissant à souhait :

• Peur de ne pas honorer la marche à suivre définie par le CCAG (cahier des clauses administratives générales et techniques)
• Crainte de manquer la date de restitution, entraînant des retards potentiels
• Inquiétude quant à une mauvaise compréhension des accords contractuels et des points spécifiques
• Peur d’omettre des informations cruciales pour l’établissement du DGD
• La crainte d’être lésé financièrement en raison d’erreurs ou d’omissions dans ce processus clé de la construction

La liste pourrait être encore longue. Et pourtant, ce dossier est capital pour éviter les litiges et pour enfin passer à autre chose. Sa réception par l’assurance “dommage ouvrage” protège toutes les parties prenantes des travaux.

Au terme des travaux, l’ultime acte est bien plus qu’un simple document. Le décompte général définitif va bien au-delà : il scelle l’avenir d’un projet sur le plan juridique et financier. Le DGD dans le BTP, c’est l’accord final, l’arrêt des compteurs, la clôture officielle.

Qu’est-ce qu’un DGD ?

Le DGD est la pièce maîtresse de la fin des travaux. Il cristallise les droits à paiement, les intérêts moratoires et le point de départ pour toute contestation. Un document aux multiples facettes, indispensable dans le monde de l’assurance. C’est la clé à fournir à l’assureur « dommage ouvrage » pour éviter tout litige sur les garanties. Il pose ainsi le montant définitif des travaux.

Le rôle du décompte général définitif

Le DGD joue un rôle important. Il permet de :

• Clôturer le marché de travaux : le dossier marque la fin du projet et des relations financières entre les parties
• Fixer le montant final des travaux : il fixe le montant définitif des travaux, y compris les pénalités de retard et les réserves
• Prévenir les litiges : le DGD prend en compte les dommages potentiels tout en rendant des décisions conformes aux normes établies

La composition du décompte général définitif

Ce n’est pas qu’une simple déclaration, il est un dossier officiel. On y trouve trois éléments clés :

• Le Projet de Décompte Final (PDF) : transmis au maître d’ouvrage par le titulaire à la fin des travaux. Il répertorie l’ensemble des prestations accomplies.
• Le certificat de paiement de solde : rédigé par le maître d’œuvre (MOE) en faisant la différence entre le décompte final et le dernier acompte délivré par le titulaire. Montant auquel il ajoute la TVA.
• Le récapitulatif des acomptes versés au titulaire : ce document consigne le solde restant à payer et définit la somme du décompte général définitif. 

Les acteurs du décompte général définitif

Dans ce jeu juridique et financier, trois acteurs principaux :

• L’entrepreneur (titulaire) réalise les travaux
• Le maître d’ouvrage (MO) commande les travaux
• Et le maître d’œuvre (MOE) chargé de la conception et de la coordination des travaux 

Une danse minutieusement orchestrée où chaque mouvement compte. Le maître d’ouvrage initie le bal, le maître d’œuvre (MOE) corrige les pas, et l’entrepreneur (titulaire) exécute la chorégraphie. Une symphonie écrite selon des procédures strictes, avec des partitions spécifiques pour le marché public (CCAG travaux) et privé (encadré par la norme NFP 03 001).

Quand intervient le DGD ?

Il doit être établi dans un délai de 30 jours à compter de la réception des travaux. Ce délai peut être prolongé par accord entre les parties.

Qu’il s’agisse d’un marché public ou privé, un décompte général de charges est émis. Obligatoire pour le public, il ne l’est pas pour le privé mais fortement recommandé pour éviter les litiges.

Qui doit établir un DGD ?

Le DGD est soumis à une procédure stricte qui se déroule en 4 étapes :

1. Le procès-verbal de réception des travaux (PV) est rédigé par toutes les parties prenantes et fait l’objet d’une notification générale.
2. L’entrepreneur (le titulaire) rédige un projet de décompte final, basé sur le PV de réception. Il doit le remettre au maître d’ouvrage (MO) et au maître d’œuvre (MOE).
3. Le maître d’ouvrage a un mois pour rédiger le décompte général, sur la base du projet de l’entrepreneur. Il le transmet à l’entrepreneur.
4. L’entrepreneur dispose de 30 jours pour contester le décompte général. Si aucune contestation n’est formulée, le décompte général est réputé définitif.

DGD tacite : quand le silence fait loi

Innovation de 2014, le DGD tacite est un atout majeur. Si le maître d’ouvrage garde le silence pendant 30 jours, l’entrepreneur reprend la main. Il doit notifier au maître d’ouvrage le PDF, ainsi qu’un document récapitulant les acomptes mensuels versés et le solde restant à payer.

Le tout envoyé en recommandé avec avis de réception de façon à avoir une preuve de l’envoi nécessaire en cas d’action. C’est une façon d’accélérer les paiements et de réduire les délais.

Dès la réception de ce dossier, le maître d’œuvre doit établir le DGD dans un délai de 10 jours.

La prise en compte des réserves dans le DGD

Les réserves sont les nuances dans l’harmonie du projet. Elles sont de deux natures :

• Réserve de non-réalisation des travaux
• Réserve à cause d’imperfections ou de malfaçons

Mais toutes doivent être consignées dans le décompte général. Un oubli, pas de preuve à présenter devant le tribunal et le juge, la machine s’enraye. Ces réserves marquent le rythme du paiement final et doivent être interprétées avec justesse.

10 erreurs à éviter pour votre DGD

Nous avons relevé quelques impairs courants à éviter pour clôturer le projet de manière plus fluide et transparente.

1. Incomplétude des informations : soyez exhaustif. Incluez tous les éléments et détails pertinents, tels que les travaux effectués, les quantités, les coûts, et toute autre donnée essentielle. Ne faites pas cela de mémoire. Il faut tout notifier.
2. Erreurs de calcul : ils ne pardonnent pas dans un document aussi financier que le DGD. Vérifiez l’exactitude, la cohérence et la conformité aux tarifs et aux unités convenus de chaque calcul.
3. Oubli des réserves : elles sont des pièces essentielles qui peuvent avoir un impact sur le paiement final. Chaque réclamation doit être identifiée correctement et incluse dans le dossier.
4. Manque de preuves : chaque information doit être soutenue par des preuves solides et documentées. Ne soyez pas approximatif ou ne glissez pas de données non confirmées dans le dossier. Fournissez des arguments tangibles pour chaque élément facturé.
5. Ignorer les termes contractuels : ne faites pas d’ajustement ou d’interprétation qui contredisent les dispositions contractuelles. Cela peut provoquer des litiges inutiles.
6. Communication inefficace : toutes les parties prenantes doivent être impliquées et échanger efficacement. Les divergences dans l’interprétation des termes contractuels peuvent engendrer des erreurs dans la rédaction du document. Clarifiez les zones d’ombres et assurez-vous que tous les intervenants sont sur la même longueur d’onde.
7. Dépassement des délais : respectez les dates stipulées. Les retards peuvent entraîner des complications juridiques et des pénalités financières.
8. Manque de vérifications : relisez attentivement le document pour détecter toute erreur ou omission d’étape, de date ou donnée.
9. Mauvaise structuration : organisez clairement le DGD en respectant une structure cohérente. Les éléments doivent être présentés de manière logique et facile à suivre pour les parties concernées.
10. Absence de transparence : soyez transparent dans vos calculs et vos justifications. Évitez d’occulter des détails ou de fournir des informations vagues. La netteté est essentielle pour maintenir une confiance mutuelle.

Automatisez le processus du DGD

Comment un logiciel de suivi de chantier optimise le processus ?

Vous n’avez jamais été lassé(e) par la rédaction d’un décompte général définitif ? N’avez-vous jamais été angoissé(e) à l’idée de manquer une information pertinente ? Ou de ne pas tenir le délai de signature ? Il existe des solutions qui changent radicalement votre rapport au dit dossier. Et même s’il reste contraignant en raison de son côté financier et juridique, vous êtes plus serein(e) quant à son établissement.

Un logiciel de suivi de chantier transforme fondamentalement la façon dont le Décompte Général Définitif est créé. Cet outil simplifie la gestion des PDF (le Projet de Décompte Final). Il favorise la bonne marche des procédures du DGD et réduisant les erreurs dans les notifications.

L’automatisation des factures

Les logiciels spécialisés peuvent générer automatiquement des factures précises basées sur les travaux réellement effectués. Il n’y a plus besoin de calculer manuellement chaque élément ou à saisir les données dans un tableur. L’outil identifie les tâches achevées et les quantités associées. Il applique aussi les tarifs appropriés et crée une facture détaillée et précise en un clic. Cela économise du temps et garantit également l’exactitude et la cohérence des données financières.

La centralisation des données

Toutes les informations nécessaires pour la création du DGD sont rassemblées en un seul endroit grâce au logiciel :

• Les données sur les travaux effectués
• Les quantités
• Les coûts
• Les détails des parties prenantes
• Et bien plus encore

Au lieu de rechercher et rassembler ces informations dispersées sur plusieurs plateformes ou fichiers (ou pire : dans des classeurs), le logiciel offre un accès rapide et simplifié à toutes les données pertinentes. Cela facilite la rédaction du DGD en garantissant que tous les renseignements requis sont correctement inclus. Vous minimisez ainsi les risques d’omissions ou d’erreurs.

Avantages de l’automatisation dans le processus DGD

L’automatisation de la procédure de décompte général définitif grâce à un logiciel de suivi de chantier offre plusieurs avantages :

• Gain de temps et de rentabilité : en enlevant les tâches manuelles fastidieuses telles que la compilation des données et le calcul des montants, le processus du DGD est significativement accéléré. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorant l’efficacité globale du projet.
• Réduction des erreurs : en éliminant les saisies manuelles, les risques d’impairs sont nettement réduits. La conformité aux normes et la cohérence des données sont assurées par l’outil, garantissant des DGD précis.
• Traçabilité améliorée : chaque révision, mise à jour ou ajout est enregistré de manière systématique dans le logiciel. Cela vous offre une traçabilité complète, permettant de remonter et de comprendre chaque étape du processus du DGD. Toutes les parties prenantes ont une visibilité sur l’historique des modifications, ce qui favorise une transparence totale et renforce la confiance entre les acteurs du projet.

En tant qu’éditeur de logiciels pour le bâtiment, la demande de fonctionnalité entourant la simplification de l’élaboration du DGD nous est récurrente. 
Étant un dossier contraignant, qui peut être utilisé devant les tribunaux et un juge en cas de différend, de bonnes habitudes et pratiques s’imposent :

• Soyez précis et exhaustif : le DGD doit être clair et complet afin de fournir une base solide pour la résolution des litiges
• Documentez tous les éléments : conservez tous les fichiers pertinents, tels que les contrats, les factures, les avenants et les réserves
• Consultez un professionnel d’un cabinet d’avocats : en cas de doutes, faites-vous épauler
• Digitalisez-vous !

En combinant l’automatisation des tâches et la centralisation des données, les logiciels de suivi de chantier révolutionnent le processus du décompte général définitif. L’automatisation optimise l’établissement du DGD, réduisant les risques d’erreurs et de retards. Cela assure la bonne réception des travaux conformément aux dispositions légales. Ces avantages considérables améliorent l’efficacité, la précision et la transparence, créant ainsi un impact positif sur la pilotage de vos projets.

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