GMAO : définition et avantages

GMAO : définition et principales fonctionnalités

Qu’est-ce que la GMAO ? Cet acronyme signifie Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur. C’est un logiciel permettant de planifier, de suivre, de contrôler et d’optimiser les activités de maintenance d’une entreprise ou d’un service technique.

Dans un cadre tertiaire, comme celui des collectivités, des établissements publics ou de l’hôtellerie, et dans l’industrie, la GMAO joue un rôle crucial. Elle soutient les équipes techniques responsables de l’entretien des infrastructures et des parcs d’équipements. Son objectif est d’améliorer l’efficacité des interventions, d’optimiser les coûts et de prolonger la durée de vie des actifs.

Au niveau financier, la GMAO aide les responsables maintenance à maîtriser leurs coûts et améliore la rentabilité de l’organisation. Elle permet de prévenir les pannes et de perfectionner la coordination des actions préventives et curatives.

Les principales fonctionnalités de la GMAO

Si vous vous posez la question de savoir qui utilise la GMAO, la réponse est on ne peut plus simple. Plusieurs départements de votre entreprise peuvent utiliser cet outil de maintenance. Par définition, la GMAO se veut donc collaborative.

• Planification et gestion des interventions

Il s’agit de la gestion des demandes entrantes et de la planification de la maintenance préventive et curative avec le suivi des techniciens. Le planning tient compte de la disponibilité des ressources en temps réel (collaborateurs de terrain et matériels ou outils disponibles). Une application mobile pour les techniciens est souvent associée à la solution dite « de bureau », avec des fonctionnalités de saisie de leurs rapports et pour renseigner leurs feuilles d’heures.

• Gestion des équipements et des actifs

Localiser les équipements ou bâtiments en multi-sites, réaliser des inventaires, établir des gammes de maintenance… Toutes ces informations sont indispensables à votre service de maintenance. Cela permet de gagner du temps avant et pendant l’intervention. Vous disposez d’une vue d’ensemble claire des parcs en gestion.

• Gestion des stocks

Une GMAO performant propose souvent des fonctionnalités de gestion des stocks pour les pièces de rechange. La gestion des achats est incluse dans les solutions plus abouties. En rationalisant vos achats et avec une gestion de stocks mieux organisée, vous diminuez vos coûts de maintenance.

• Gestion des documents

La GED (Gestion Électronique de Documents) est prévue dans les logiciels GMAO modernes. Cela vous permet d’accéder rapidement à l’historique des visites, aux données constructeurs, aux manuels techniques, … Et de centraliser toutes ces données essentielles à une maintenance précise et de qualité.

• Suivi des coûts et analyse de rentabilité

Coût par intervention (main d’œuvre et pièces), taux de résolution à la première intervention, temps moyen entre les pannes … Une GMAO est un atout important dans le pilotage de votre activité de maintenance. En tant que DAF ou dirigeant, l’analyse des performances de la maintenance vous sera aussi d’une aide précieuse pour vos prises de décisions.

• Gestion des compétences des techniciens

La solution permet de planifier les interventions en tenant compte non seulement de la disponibilité des ressources matérielles, mais aussi des compétences spécifiques de chaque technicien. Cela garantit que les bonnes personnes sont affectées aux bonnes tâches. Les délais de remise en service est optimisé. Une fonctionnalité de suivi des formations et des certifications des techniciens peut être intégrée pour s’assurer que l’équipe est toujours à jour et prête à répondre à toutes les exigences techniques.

• Conformité aux normes réglementaires est essentielle

Fonctionnalité majeure de la GMAO : la traçabilité et la sécurité des interventions effectuées sur les équipements. Grâce à une gestion centralisée et un archivage sécurisé des données, toutes les interventions respectent les normes en vigueur, que ce soit pour des équipements spécifiques ou des infrastructures publiques. Les rapports d’intervention sont automatiquement mis à jour et stockés, ce qui facilite l’audit et la vérification en cas de contrôle réglementaire.

Comment la GMAO améliore la gestion des équipements et des actifs ?

Si vous utilisez Excel pour gérer vos actifs ou des parcs d’équipements, ce qui suit va vous plaire ! Si puissant soit-il, Excel est lourd et générateur d’erreurs humaines aux conséquences parfois importantes. Le suivi des actifs (équipements techniques, machines de production ou bâtiments) et des interventions de service est au cœur du système GMAO. Mieux ces éléments sont gérés, plus vous gagnerez en rentabilité.

Dans le cadre de la maintenance interne, vous devez opérer à intervalles réguliers sur un équipement. Grâce à la GMAO, vous programmez l’entretien et les tâches cruciales à la préservation du matériel concerné.

Pour vous assurer que l’intervention s’effectue de manière optimale et dans les délais prévus par le planificateur ou le responsable maintenance, le suivi d’avancement est essentiel. Il permet de réagir très rapidement en cas d’imprévu et d’améliorer le temps nécessaire à la prochaine intervention préventive.

Une rupture de stock et c’est la journée d’un technicien qui est impactée. Votre logiciel de maintenance vous aide à éviter cela. Commandez les pièces voulues en temps et en heure pour garantir que vous pourrez accomplir les tâches prévues et donc respecter vos engagements.

Le reporting est un atout précieux pour vos programmes de maintenance des équipements et vos dépannages. En analysant les rapports des techniciens et les données des équipements, vous pourrez par exemple mieux comprendre les patterns de pannes.

Pour aller encore plus loin dans la gestion de parcs, la maintenance prédictive vous permettra de détecter les pannes avant qu’elles ne surviennent. Pour cela, votre GMAO doit pouvoir intégrer et comprendre les informations de capteurs IoT.

Quels types d’équipements la GMAO peut-elle gérer ?

Une GMAO peut vous aider à piloter :

• Des équipements de bâtiment (climatiseurs, ascenseurs, chaudières, panneaux photovoltaïques…)
• De réseaux de distribution (eau, électricité, gaz…)
• Des machines de production dans l’industrie
• Des interventions de service (nettoyage, sécurité)
• Du matériel de bureau (ordinateurs, serveurs, imprimantes)
• Des machines du BTP (outillage)
• Du matériel médical
• Le patrimoine des collectivités et services publics
• …

En somme, dès qu’un élément nécessite une installation et un entretien ponctuel ou récurrent, vous pouvez avoir recours à une GMAO pour organiser ses opérations de maintenance. Et en parlant d’installation, sachez que certaines GMAO permettent de les gérer directement depuis leur interface. Ainsi, vous disposez d’une solution unique pour la gestion des travaux d’installation et vos entretiens.

Le choix de votre GMAO dépendra donc de plusieurs facteurs.

Les avantages de l’utilisation d’une GMAO pour la gestion des opérations de maintenance

Maintenant ce que vous connaissez la définition de la GMAO, en quoi consiste ce type de logiciels et à quoi il peut s’appliquer, voyons maintenant les bénéfices auxquels vous pouvez vous attendre.

• Meilleure réactivité face aux demandes urgentes (curatives de dépannage)
• Identification et connaissance des équipements fine
• Traçabilité des interventions
• Amélioration de la disponibilité des équipements
• Augmentation de la durée de vie des équipements
• Baisse des coûts de maintenance (coordination des équipes de terrain ou sous-traitants, gestion du stock, productivité des équipes)
• Meilleure qualité de service technique aux usagers ou utilisateurs
• Plus grande capacité à superviser les parcs d’équipements
• Réduction de l’empreinte carbone (réduction des trajets, moins de gaspillage de pièces)
• Fidélisation de vos techniciens et meilleure marque employeur

Que vous utilisiez encore des classeurs papier, des tableurs Excel ou une simple application mobile techniciens indépendante pour gérer votre maintenance, passer à une solution de GMAO vous apportera des gains de productivité significatifs. Améliorer le confort de travail de vos équipes est aussi un atout de taille pour la gestion de vos RH.

La gestion de maintenance assistée par ordinateur est un enjeu stratégique dans le développement de votre entreprise et pour la sérénité de votre service de maintenance interne (services techniques, moyens généraux, etc).