Comment faire le bon choix de GMAO ?

Choix de la GMAO idéale : 11 critères qui font la différence

Choisir votre future GMAO nécessite une analyse minutieuse de vos services et de votre organisation. Une fois cette introspection faite, vous pourrez passer à l’étape suivante.
C’est le moment de vous plonger dans les critères qui vous guident vers la GMAO correspondant à vos ambitions.

Il ne s’agit pas seulement de considérations techniques, mais d’une décision stratégique qui impactera l’avenir de votre entreprise. La sélection de la GMAO idéale trace votre itinéraire vers une qualité de service accrue pour vos clients et vers un pilotage optimal.

Mobilité et accès à distance

Grâce à l’application mobile de la GMAO, vos techniciens reçoivent instantanément les ordres de travail. Ils accèdent aux détails des équipements et enregistrent leurs rapports d’intervention en temps réel. Cela réduit les délais de traitement et améliore la satisfaction client. La communication entre les différentes parties prenantes est améliorée. Les résultats sur leur travail sont visibles. L’accent est mis sur l’efficacité et la rentabilité de vos machines et de vos collaborateurs. Ils sont mieux aiguillés au quotidien dans leurs tâches. 

Personnalisation et interfaces avec vos outils

Votre entreprise a des workflows spécifiques pour la maintenance préventive ou/et curative. Avec un logiciel GMAO personnalisable, vous pouvez configurer des champs, des étapes et des rapports pour vous aligner parfaitement sur vos processus internes. L’utilisation est fluide et à l’adoption rapide. Une bonne GMAO peut s’intégrer à vos outils de pilotage, grâce aux API qui permettent de mieux coordonner vos services et d’échanger des flux avec votre système d’information en place (ERP, comptabilité, etc).

Planification des interventions

Vous devez planifier plusieurs opérations de maintenance en même temps, voire des dizaines. En utilisant l’outil de planification de la GMAO, vous visualisez toutes les spécificités des interventions. Vous pouvez donc les regrouper par secteur géographique ou par spécialité technique. Vous permettez à vos collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier. Et vous réduisez également votre impact d’un point de vue écologique en rendant les déplacements plus efficients.

Gestion des stocks et des pièces de rechange

La GMAO peut automatiquement alerter le magasinier ou le responsable du stock quand le niveau de disponibilité de certaines pièces devient trop bas. Il vous évite ainsi des interruptions de services, des retards voire l’impossibilité de dépanner un client. 

Suivi des équipements et historique de maintenance

Comme les logiciels GMAO vous donnent une vision à 360° de l’historique de vos équipements, vous pouvez donc identifier les problèmes récurrents. Ainsi votre prise de décision est mieux orientée, car basée sur des renseignements avérés. 

Tableaux de bord et rapports personnalisables

Ici aussi, vous pouvez prendre des décisions basées sur des analyses concrètes. Entre KPIs et rapports adaptés aux besoins de votre entreprise, toutes les informations qui vous sont essentielles sont disponibles en quelques clics. 

Gestion des contrats de maintenance

La GMAO permet de planifier automatiquement les prestations sur le terrain en fonction des termes des contrats. Elle génère aussi des rapports détaillés pour chaque client, garantissant ainsi la conformité aux engagements.

Sécurité des données

La sécurité des données est cruciale pour nous tous. En tant que société fournissant des services spécifiques, vous gérez des plans détaillés d’interventions, des renseignements sur les équipements et des indications financières pouvant être sensibles. Grâce à la sécurité offerte par la GMAO, vous protégez votre entreprise contre les risques de fuites ou de cyberattaques et préservez ainsi la confiance de vos clients et partenaires.

Accompagnement (paramétrage, formation, support client)

Pour choisir votre GMAO, ne sous-estimez pas l’importance de l’accompagnement de votre prestataire. Des chefs de projet dédiés vous guident à travers la configuration. Il est essentiel que vos collaborateurs soient formés en bonne et due forme au nouvel outil pour une adoption rapide.

La valeur d’un support client vous offrant une assistance réactive en cas de questions ou de problèmes est capitale. Grâce à l’accompagnement complet, votre équipe est formée pour utiliser efficacement l’outil, ce qui garantit une transition fluide vers le nouveau système.

Coût et ROI

Après avoir adopté un logiciel de GMAO, vous constatez :

• Une réduction significative des temps de traitement administratifs
• Une meilleure allocation des ressources
• Une baisse des coûts d’exploitation
• Des interventions plus efficaces
• Des parcs d’équipements mieux entretenus
• Des équipes soulagées

En d’autres termes, vos équipes sont plus efficaces et votre entreprise plus rentable que jamais. 

Évolutivité

Même si, dans un futur proche, vous décidez de diversifier vos activités, une bonne GMAO doit pouvoir s’ajuster à l’évolution de vos exigences. Elle vous donne les clés pour piloter de nouveaux équipements ou types d’opérations.

Si la législation dans l’un de vos secteurs évolue, le logiciel doit pouvoir s’adapter rapidement et ne pas être figé dans le temps.

Cette liste de critères n’est pas exhaustive et doit s’adapter à vos besoins. La priorité de certains points pourra être revue à la hausse et d’autres n’entreront pas forcément en vigueur. C’est à vous de définir ce qui est important pour la conduite de votre entreprise. Et pour cela, il est important de bien préparer votre projet.

Les prérequis pour bien choisir votre GMAO

Le choix d’une GMAO est un vrai périple. Sélectionner le bon logiciel de GMAO peut faire toute la différence dans la manière dont vous gérez :

• Vos opérations de maintenance
• Votre productivité
• La satisfaction de vos clients

À ce moment de votre réflexion, vous avez normalement déjà une idée de ce dont vous avez besoin et de ce que vous attendez. Cependant, il est essentiel d’être conscient et de noter noir sur blanc toutes ces démarches. Assurez-vous de ne pas sauter d’étape. Plus votre cahier des charges sera précis, plus la solution choisie sera en phase avec vos enjeux.
Alors quels sont les prérequis fondamentaux nécessaires avant de vous lancer dans la sélection d’un logiciel fait pour vous ?

Comprendre les besoins de votre entreprise

Faites une introspection pour pouvoir identifier tous les points de douleurs qui devront être réglés. Plus cette étape est réfléchie, plus vous pouvez évaluer les besoins à faire ressortir dans votre cahier des charges.

• Comment vos techniciens doivent-ils gérer concrètement les services sur le terrain ?
• Que souhaitez-vous inclure dans le périmètre de la GMAO ? (rapports d’interventions, planification, gestion des parcs, des contrats, la facturation, etc)
• Quelles données RH la solution devra-t-elle proposer ?
• Combien d’utilisateurs sont concernés ?
• Comment les types de maintenance sont-ils caractérisés : corrective, préventive, prédictive ?
• De quelle façon se passe la gestion des fournitures (pièces de rechange, consommables) ?
• …

N’ayez pas peur d’être exhaustif. Retracez tout le parcours de vos travaux d’entretien et de dépannages pour identifier les points de frictions. 

En comprenant précisément vos besoins, vous êtes en mesure de rechercher une GMAO qui répondra au mieux à vos attentes et à celles de vos utilisateurs.

Impliquer les équipes dans la démarche projet

Le choix d’une GMAO n’est pas seulement une décision adoptée par la direction. C’est un changement qui impactera directement les les membres des équipes de terrain. Il est donc primordial de les engager dès le début du processus.

Ils deviendront les utilisateurs et tireront les avantages directs de ces logiciels. Une stratégie gagnante est d’organiser des réunions avec :

• Vos techniciens
• Vos responsables opérationnels
• Votre clientèle, pour optimiser votre SAV
• Et vous-même (la solution vous aidera dans votre management rendant vos décisions plus fluide)

Vous pourrez recueillir :

• Leurs commentaires
• Leurs préoccupations
• Et leurs besoins spécifiques

Leur implication dès le départ contribuera à une meilleure adoption de la GMAO. Leur participation à ce stade facilitera la mise en œuvre ultérieure.

Évaluer les ressources disponibles

Choisir un logiciel GMAO et le déployer demandent des ressources humaines. Le coût de cette solution dépendra en partie des décisions prises.

Avant de vous lancer, évaluez la disponibilité de ces ressources au sein de votre entreprise. Assurez-vous d’avoir le personnel nécessaire pour gérer le projet de mise en place de la GMAO. 
En ce qui concerne le budget requis pour l’acquisition du logiciel, plusieurs éléments entrent en compte :

• Le coût des licences ou de l’acquisition du logiciel
• L’hébergement
• La formation des équipes
• Le support technique
• Le consulting si vous externalisez le projet

Si vos moyens sont limités, envisagez une GMAO modulaire pour ne pas payer des fonctionnalités qui ne seront pas utilisées par vos équipes.

Définir les conditions de sélection

Pour choisir votre logiciel de GMAO le plus adapté à vos besoins, établissez des indications de sélection claires et précises. Elles peuvent inclure :

• Des fonctionnalités spécifiques
• Des exigences de sécurité d’information
• Des certifications
• Des références et informations de la clientèle
• Des cas d’usages ou un POC (Proof Of Concept)
• Et bien d’autres encore

Priorisez ces critères en fonction de leur importance. Cette démarche vous permettra d’orienter votre recherche vers les solutions qui répondent le mieux à vos besoins spécifiques.

Ces prérequis constituent les bases solides pour une sélection réussie. Cette réflexion dégage le chemin vers la GMAO idéale pour votre entreprise. C’est-à-dire celle qui optimisera vos opérations de maintenance et contribuera à l’excellence de votre société. Une fois chaque étape définie, vous n’avez plus qu’à cocher les cases.

La GMAO de B2O : le choix d’un logiciel adaptable et personnalisable

Grâce à la solution choisie, vous prenez la barre pour le pilotage de votre maintenance. L’accent mis sur la synergie entre les services et la mutualisation de l’information est porté par la GMAO pour laquelle vous avez opté. Vos équipes maîtrisent les opérations. Et vous améliorez le quotidien de vos techniciens grâce à une application mobile. C’est littéralement toute la chaîne des processus qui s’en trouve améliorée.

Chez B2O, nous pensons que le critère d’adaptabilité et de personnalisation est essentiel.

Une solution qui s’adapte à votre entreprise (et pas le contraire)

Parce que toutes les entreprises ont leurs exigences, la solution pour laquelle vous avez tranchée se doit d’être personnalisable et idéalement modulaire. Vous vous servez d’un logiciel irremplaçable, comme un logiciel de comptabilité.

Pas de problème. Grâce à une API (interface de programmation d’application), la GMAO peut se connecter au logiciel. Ainsi, les deux entités peuvent s’échanger des données. Vous n’avez donc pas besoin de faire de doubles saisies pour certains renseignements. C’est un vrai gain de temps.

Vous avez peur que la sémantique dont l’éditeur se sert pour ses différents modules ne vous convienne pas ? Par exemple, le mot « offre » correspond à « devis » dans votre processus ou le terme « maintenance » serait plus judicieux que « affaire ». Vous pensez que cela va déranger les utilisateurs de l’outil ?

Pas de panique. En ce qui concerne notre solution myB2O, nous adaptons à vos exigences. Dès la phase de démo, nous vous montrons comment nous pourrons adapter le logiciel à vos besoins.

Si vous nous faites confiance, votre chef de projet B2O prendra le temps de s’enquérir de toutes les spécificités qui font votre entreprise, pour pouvoir les intégrer à notre GMAO. Le but est de gagner en qualité de service, en efficacité sans que vous ne perdiez votre ADN et vos habitudes de travail.

Certaines fonctionnalités ne sont pas essentielles à votre activité comme les contrats de maintenance. Il est essentiel que vous ayez le choix de ne pas les inclure en fonction de vos besoins. Notre solution s’adapte à votre problématique, à vos flux, à vos priorités. Elle devient un membre à part entière de votre société. Elle est la colonne vertébrale qui lie tous vos collaborateurs. Nous avons vocation à vous faire gagner en agilité, visibilité sur vos process et être au service de votre communication interne, mais aussi externe avec votre clientèle.

Dans cette idée de faire de notre solution un pivot essentiel de votre entreprise, nous la personnalisons à vos couleurs. Cela contribue à une meilleure adoption et, parfois, provoque un sentiment de fierté à vos équipes. Eh oui : vous les rendez acteur de la digitalisation de votre entreprise avec un outil simplifiant leur quotidien.

La GMAO intégrée à un ERP

GMAO ou ERP ? Vous avez dû vous poser la question lors de votre phase de recherche. Ce sont deux solutions sont souvent comparées ou mises en concurrence. Et vous vous êtes sérieusement demandé laquelle des deux était la plus adaptée à vos services. Pour certaines entreprises, il s’agit d’un véritable dilemme.

Nous y mettons fin en vous proposant une GMAO performante intégrée dans un ERP. Nous pensons que les deux se complètent parfaitement et vous donnent encore plus de visibilité sur tous vos workflows. Vous n’avez plus à choisir entre l’optimisation de votre maintenance et l’organisation et le pilotage de votre entreprise.

Maîtrise de vos coûts, amélioration de votre rentabilité. Avec myB2O nous vous accompagnons dans votre croissance.

Toutes les GMAO ne se valent pas et n’ont pas forcément les mêmes fonctionnalités et avantages. Cet outil ne doit pas seulement vous aider dans la gestion de vos workflows. Il doit être le prolongement de votre entreprise. Il doit comprendre et articuler toutes les spécificités qui rendent votre organisation unique. Ce logiciel se concentre sur votre performance opérationnelle. Il vous donne toutes les clés pour relever vos défis quotidiens en simplifiant les mécanismes inhérents à votre activité. 

Le choix de votre GMAO doit être mûrement réfléchi. C’est un processus chronophage qui a aussi un coût financier et humain. Certes ! Mais s’attacher à poser un cadre pour pouvoir répondre à tous vos points de friction est essentiel. Vous pourrez vite profiter des bénéfices de sa mise en place. Votre ROI en sera le principal témoin. 

Une bonne GMAO se nourrit des retours de ses clients. Nous estimons chez B2O qu’il faut toujours se remettre en question, évoluer, apporter des correctifs, des évolutions, s’adapter aux nouvelles technologies encore et toujours pour pouvoir vous proposer la meilleure réponse possible. Personnaliser et adapter nos outils à vos problématiques pour vous conduire à l’excellence. Et de rester sur la voie de la compétitivité. 

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