10 questions à poser à un intégrateur d’ERP BTP lors d’une démo

Face à la multitude de solutions disponibles, une démonstration mal préparée peut vous faire perdre un temps précieux et mal orienter votre choix final. Les conséquences ? Dysfonctionnements opérationnels, surcoûts imprévus et résistance au changement de vos équipes.

Comment évaluer efficacement un intégrateur ERP BTP et sa solution ?

Vous ou votre consultant avez sélectionné plusieurs prestataires pour votre projet ERP en utilisant des comparateurs, des avis de pairs et par le biais de recherches web. Maintenant, place aux démonstrations. Chaque intégrateur d’ERP BTP va vous présenter sa solution, idéalement en l’adaptant à votre activité.

La clé du succès de votre projet réside dans les questions que vous poserez. Il n’y en a pas de bonnes ou de mauvaises. Pour vous aider, posez-vous en une seule qui sera le point de départ de votre réflexion et qui orientera votre enquête ainsi que votre dialogue avec les différents prestataires.

Nous vous fournissons une base de 10 questions pour orienter votre entrevue, accompagnées des réponses que vous devriez obtenir, illustrées par l’exemple de notre propre solution myB2O BTP.

1- Comment votre ERP peut-il améliorer notre efficacité opérationnelle et notre gestion des processus ?

Avec cette question très « macro », l’intégrateur d’ERP BTP va devoir faire preuve de compréhension de vos besoins et d’empathie. Dans un ERP, il y a mille façons d’améliorer la gestion des processus. Votre interlocuteur marquera un bon point s’il adapte sa réponse à votre contexte.

Grâce à cette question, vous commencez à évaluer les fonctionnalités qui automatisent les tâches répétitives, réduisent les erreurs humaines et qui, globalement, améliorent votre organisation d’entreprise.

Notre réponse (générique) : conçue pour l’activité BTP, myB2O est modulaire et personnalisable pour s’adapter au plus près de vos spécificités métier. myB2O BTP peut couvrir l’ensemble de vos flux, de l’avant-vente à la facturation, du portail client aux applications mobiles pour les équipes sur le terrain.

Une même donnée n’est jamais ressaisie plus d’une fois. L’information circule plus rapidement entre les services, entre le terrain et le bureau. Tous vos collaborateurs gagnent en productivité et en sérénité au quotidien.

Et puisque nous sommes aussi éditeur, nous maîtrisons les développements du logiciel en fonction de vos retours.

2- Comment l’outil gère-t-il la planification des ressources et les remontées d’informations du terrain ?

Ici, vous vous assurez d’une future gestion harmonieuse des chantiers entre les collaborateurs de différents services. Cette question vous aide à comprendre les capacités de l’ERP en matière de planification des ressources (humaines et matérielles), de suivi des tâches et de communication en temps réel, cruciales pour améliorer la coordination et la gestion des projets.

Notre réponse : pour planifier vos chantiers, l’outil permet de visualiser tous vos chantiers à venir. Vous sélectionnez les compagnons disposant des compétences ou habilitations nécessaire à la réalisation des tâches. Le logiciel vous permet de planifier plusieurs collaborateurs à la fois et donc de gagner du temps. De la même façon, vous planifiez les intérimaires et les matériels internes.

Le module de planning vous offre une grande flexibilité pour gérer vos urgences. Une intervention prioritaire ? Un dépannage impromptu ? Glissez-déplacez vos interventions et attribuez le bon technicien en fonction de ses disponibilités. Et avec la planification intelligente, passez la gestion d’interventions au niveau supérieur.

Notre logiciel ERP inclut une application mobile qui permet aux techniciens de maintenance de saisir leurs rapports d’interventions et d’accéder aux données en temps réel. Cela simplifie la communication, la coordination avec les équipes de bureau et la remontée d’informations.

3- Comment piloter la marge des chantiers et des contrats de maintenance ?

Veiller à la maîtrise des coûts de chantier et des contrats de maintenance est une condition sine qua none de la bonne santé de votre PME. Le logiciel doit apporter à vous et à vos conducteurs de travaux une vue d’ensemble des coûts prévus et réalisés. Indiquez à l’intégrateur d’ERP BTP les éléments que vous devez suivre au quotidien.

Notre réponse : notre ERP permet un suivi minutieux, en temps réel, des coûts associés à chaque chantier et chaque contrat. Cela inclut la sous-traitance, les frais et l’utilisation des matériels, grâce à des tableaux de bord interactifs et des analyses précises.

L’outil vous indique le déboursé sec, ainsi que les différences entre le vendu et tous les autres coûts réellement engagés. Vous pilotez la rentabilité de vos chantiers en temps réel grâce à la vision des écarts de coûts, de marge (et taux de marge) et le nombre d’heures. Et ce ventilé par profil (chefs d’équipe, compagnons, conducteurs de travaux, chargés d’affaires, techniciens, etc).

4- Est-il possible de créer des bons de commande, des situations et des DGD dans la solution ?

Vous vérifiez ici que le l’ERP répond aux enjeux spécifiques du secteur BTP. Un intégrateur d’ERP BTP doit proposer une gestion fluide des processus clés de votre entreprise :

• Optimisation de la gestion de chantier
• Centralisation des données
• Réduction des délais de livraison de chantiers
• Baisse des temps d’interventions
• Diminution du BFR

Notre réponse : notre solution simplifie la gestion de ces documents, offrant une traçabilité complète et réduisant les risques d’erreurs liées à la ressaisie d’informations.

L’outil affiche l’état du stock des matériaux ou pièces concernés. Il centralise tous les achats liés à la réalisation d’un ou de plusieurs chantiers. Vous créez ensuite vos commandes d’achats et des alertes personnalisées indiquent les commandes à réceptionner selon les dates prévues, afin de ne pas retarder les chantiers. Établissez vos factures de situation en fonction de l’avancement du chantier et générez les DGD automatiquement en fin de travaux.

5- Quelles sont les fonctionnalités de votre ERP qui aident à la gestion du personnel ?

Vous vous assurez que l’ERP que vous envisagez non seulement répond aux besoins opérationnels spécifiques de la gestion du personnel, mais qu’il contribue également à améliorer l’efficacité organisationnelle et à soutenir la croissance à long terme de votre entreprise.

Vous cherchez à mettre en avant comment l’outil va optimiser les ressources humaines, la conformité et la réglementation, l’amélioration de la communication interne, l’analyse et le reporting.

Notre réponse : myB2O inclut des modules de gestion des ressources humaines. Notre ERP gère les demandes et les validations d’absences, qui apparaissent notamment dans le planning. Les heures validées en heures travaillées alimentent l’analytique du chantier ou de l’intervention.

Nous aidons votre équipe des ressources humaines par la gestion des compétences, des formations et des carrières de tous vos collaborateurs. Grâce à ces fonctionnalités, vous bénéficiez d’une gestion RH complète intégrée dans un seul système, ce qui réduit la complexité administrative.

6- Comment votre solution ERP améliore-t-elle la relation client ?

Un ERP ne devrait pas seulement optimiser vos processus internes, mais aussi contribuer à améliorer directement les interactions et les relations avec vos clients.
Ce logiciel doit également aider votre entreprise à fournir des services plus rapides, plus précis et plus personnalisés. En centralisant les données, vous permettez à vos équipes d’avoir une vue d’ensemble sur les interactions passées, les préférences et les besoins spécifiques de chaque compte. Cela facilite la personnalisation des services et l’amélioration de la réactivité aux demandes.

Notre réponse : myB2O BTP propose un module CRM pour piloter l’ensemble du périmètre avant-vente : gestion des prospects, des appels d’offres, création de devis. Vos chargés d’affaires ont une vue d’ensemble de leur suivi commercial avec le pipeline des ventes. Ce dernier est disponible à l’individu, à l’agence, à l’activité ou au global de l’entreprise, favorisant un management précis.

Notre CRM organise les parcs d’équipements et les sites d’interventions. C’est un point central de l’ERP puisqu’il regroupe toutes les informations essentielles à la vie du client : contacts, devis, factures, contrats, historique des affaires, etc.

Vos clients peuvent effectuer des demandes d’interventions par le portail dédié. Depuis cet extranet, ils visualisent aussi les rapports d’intervention, les devis à valider et les factures à payer. C’est un avantage concurrentiel certain pour des interlocuteurs de plus en plus exigeants et digitalisés dans leurs habitudes.

7- Le logiciel peut-il s’interfacer avec notre comptabilité et notre logiciel de paie ?

Si vous souhaitez éviter les silos de données et assurer une fluidité opérationnelle avec l’intégration de vos systèmes existants, cette question doit être posée. Vous évaluez les capacités d’interfaçage de la solution avec vos logiciels actuels. Une autre possibilité est d’envisager un ERP proposant une comptabilité intégrée. De notre point de vue, l’intégration de la comptabilité n’est pas une composante essentielle d’un ERP métier.

Notre réponse : importez facilement les données de l’ERP vers votre logiciel de comptabilité. Plus besoin de ressaisir des données : un export en un clic suffit pour générer les écritures comptables. Vous sous-traitez la comptabilité ? Nous pouvons autoriser un accès restreint à myB2O BTP à votre comptable afin qu’il puisse vérifier certaines informations en totale autonomie.

8- Quel type de support technique, de maintenance et de mises à jour offrez-vous après le déploiement ?

Cette question est essentielle pour plusieurs raisons. Un intégrateur d’ERP BTP détaillera la qualité de son service :

• Vous permettre la continuité des opérations
• Être disponible pour répondre à vos questions ou faire corriger un bug
• Capacité à vous accompagner dans le développement de votre entreprise

Notre réponse : en tant qu’intégrateur et éditeur, nous sommes indépendants de tiers dans la résolution de bugs, le développement de nouvelles fonctionnalités et dans les mises à jour. myB2O BTP étant une solution cloud, vous bénéficiez régulièrement de nouveautés standards.

En plus de notre support technique disponible par téléphone ou via le portail client, une base documentaire et des tutoriels vidéos aident vos équipes à utiliser leur nouvel outil d’entreprise.

Avec B2O, vous ferez le choix d’un partenaire réactif, d’un interlocuteur unique maîtrisant sa solution de A à Z.

9- Quels sont les coûts associés à l’intégration de votre ERP ?

Avec cette question, vous obtenez une vue d’ensemble des coûts du projet de logiciel. Bien entendu, l’intégrateur d’ERP BTP vous enverra une proposition financière détaillée. Mais poser cette question en fin de démo vous permettra déjà de savoir où vous allez budgétairement. Vous identifiez aussi les différents types de coûts : déploiement, licences, import de données, serveur, mises à jour, etc.

Notre réponse : nous offrons une transparence totale sur les coûts initiaux et récurrents. Lorsque nous vous envoyons notre proposition financière, le périmètre cible associé à un nombre d’utilisateurs et le temps de paramétrage et de transfert de connaissances sont détaillés. Si vous considérez que certains modules pourraient vous être utiles dans un second temps, nous les ajoutons en option au devis : aucun coût caché !

myB2O est une solution cloud. Par conséquent, vous n’aurez pas à prévoir d’achat de serveur (et ses coûts de maintenance associés), ni de mises à jour payantes. Elles sont incluses dans votre abonnement.

10- Quels sont les délais de mise en place de votre ERP et comment assurez-vous l’accompagnement pendant cette phase ?

Il est possible d’être confronté à des retards dans l’intégration de l’ERP, ce qui peut impacter la productivité, et donc l’ensemble de votre activité.

Le temps de déploiement et l’accompagnement sont des facteurs critiques pour minimiser les perturbations opérationnelles. La durée de déploiement et l’assistance sont des aspects essentiels, mais souvent moins considérés dans les phases initiales de sélection d’un ERP. Beaucoup de décideurs se concentrent d’abord sur les fonctionnalités et le niveau d’investissement. Ils négligent la les délais réels de mise en œuvre, ainsi que l’importance d’un accompagnement continu.

Avec cette question, vous évaluez les ressources et le support que le fournisseur met en place pour une transition en douceur, la durée nécessaire et les étapes pour rendre le système pleinement opérationnel.

Ce point peut faire de votre projet ERP un succès… Ou un échec. Une implémentation mal gérée ou trop longue peut générer des surcoûts, des retards dans les opérations, et même un abandon du projet. Un bon accompagnement et un délai réaliste sont essentiels pour garantir le succès de votre projet.

Notre réponse : nous assurons une mise en œuvre progressive et structurée de notre ERP, typiquement sur 4 à 9 mois selon le périmètre cible et la mobilisation des ressources projet de votre côté. Un Chef de projet senior est dédié à votre projet, il sera votre interlocuteur unique pendant la phase projet.

Ensuite, l’équipe du Service client prendra le relais pour vos questions techniques. Nos Service Delivery Managers s’occuperont quant à eux de cadrer et de traiter vos besoins de demain.

Préparer votre démo avec un intégrateur d’ERP BTP

Lorsqu’une démo est réussie et que vous jugez le logiciel possiblement intéressant sur 70% à 80% de vos besoins, prévoyez une seconde démonstration plus poussée. C’est souvent lors de cette deuxième présentation que vous pourrez en savoir plus sur les compétences de l’intégrateur ERP à adapter le logiciel à votre contexte.

Si vous n’avez pas de cahier des charges ou d’expression de besoin

Si vous n’avez pas réalisé de cahier des charges ou d’expression de besoins, alors la première démo sera probablement plus intense pour vous. Si vous savez ce que vous voulez dans les grandes lignes, vous confronter à un certain niveau de détails qu’implique le logiciel vous fera vous poser un grand nombre de questions. Vous remettrez peut-être en cause certains processus.

Dès cette étape, l’intégrateur doit être force de conseil et adapter son discours à votre niveau de maturité sur le sujet du logiciel ERP. Les innovations technologiques comme l’IA dans un ERP BTP peuvent sembler complexes à appréhender au premier abord, mais un bon intégrateur saura vous expliquer concrètement leurs bénéfices pour votre activité.

Prenez ensuite du recul et demandez-vous si vous vous êtes senti(e) bien aiguillé(e). Au-delà des fonctionnalités de l’outil, avez-vous perçu une valeur ajoutée dans le conseil et les échanges avec l’intégrateur d’ERP BTP ?

Pour cette première démo, incluez des responsables de services-clés selon le périmètre envisagé modules. Par exemple, pour des fonctionnalités RH, le responsable des ressources humaines doit être présent pour clarifier les attentes. Cependant, limitez le nombre de personnes présentes à 3 maximum. Autrement, la démo partira dans tous les sens et vous n’obtiendrez pas assez de réponses. Mieux vaut dans ce cas prévoir une démo « 1-bis » pour couvrir d’autres périmètres (achats, contrats de maintenance, etc).

Si vous avez un cahier des charges ou une expression de besoin

Bravo, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre projet de logiciel de gestion. Soit vous envoyez votre CDC en amont de démo, permettant à l’intégrateur de mieux se préparer et de gagner en efficacité. Soit vous ne l’envoyez qu’après le premier échange, une fois que vous avez bien cerné les possibilités du logiciel. La deuxième démo sera alors beaucoup plus poussée. C’est à ce moment que vous mettrez l’intégrateur d’ERP BTP sur le grill.

La clé du succès pour votre projet réside dans la collaboration avec un bon intégrateur ERP. Le processus pour choisir votre ERP BTP ne s’arrête pas à la sélection d’un logiciel, mais englobe aussi l’évaluation de la qualité du partenariat que vous établirez avec votre intégrateur.

En préparant bien votre démonstration et en évaluant minutieusement les solutions proposées, vous maximisez vos chances de trouver une solution optimisée pour la gestion de vos projets et répondant à vos besoins spécifiques.

La réussite de votre projet dépend en grande partie de la qualité du partenariat avec votre intégrateur d’ERP BTP. Ce prestataire est bien plus qu’un simple fournisseur de logiciel : il devient l’architecte technique qui transforme vos processus métiers en workflows digitalisés et efficaces.

Privilégiez un intégrateur qui combine également la casquette d’éditeur. Cette double expertise vous garantit une plus grande souplesse dans les évolutions futures et une meilleure réactivité face à vos besoins spécifiques. Le guide complet pour la mise en place de votre ERP BTP vous permettra d’appréhender sereinement chaque étape de ce projet structurant.

Un Proof of Concept constitue une étape souvent négligée mais peut être salvatrice pour les projets complexes. Ce test en conditions réelles permet de valider concrètement l’adéquation de la solution avec vos méthodes de travail avant un déploiement à plus grande échelle.