10 critères pour choisir votre ERP BTP

Le nombre de paramètres à prendre en compte est impressionnant et implique un investissement conséquent. L’enjeu est bien plus que la simple sélection d’un logiciel. Il s’agit de déterminer l’avenir de la croissance de votre activité. C’est le pilier qui structure, orchestre et optimise l’ensemble de votre organisation.

Un mauvais choix de logiciel aura des impacts non-négligeables, parfois désastreux, pouvant se prolonger dans le temps. Heureusement, une approche structurée vous permettra d’identifier la solution qui soutiendra réellement le développement de votre activité.

1- Choisir un ERP BTP qui comprend vos réalités métier

Comment choisir votre ERP BTP ?

Sélectionnez une solution qui répond précisément à vos besoins métiers tout en offrant de la flexibilité pour votre croissance future.
C’est LE critère principal, celui par lequel tout arrive. Pour choisir un ERP BTP, commencez par vous poser les bonnes questions pour pouvoir faire un état des lieux de l’organisation et du fonctionnement (flux, processus) de votre entreprise. Répertoriez les lacunes de votre système actuel, ainsi que vos principaux objectifs d’amélioration et de croissance pour les prochaines années.

Voici les grandes étapes pour choisir le bon logiciel :

• Constituez une équipe dédiée au projet ERP
• Établissez un cahier des charges précis
• Demandez des démonstrations personnalisées ou un POC
• Comparez les solutions de façon objective
• Prenez le temps nécessaire à cette décision stratégique

Interrogez chaque service, vos collaborateurs et même vos clients. Vos besoins spécifiques commenceront à apparaître. Cela orientera déjà votre sélection vers un progiciel métier ou généraliste.

La gestion à l’affaire

Votre PME a des difficultés dans la gestion des multiples chantiers ? Votre futur logiciel doit permettre un pilotage précis et détaillé des chantiers. Il devrait intégrer des modules tels que la planification, le suivi des coûts et des délais, la gestion des moyens humains et matériels, etc.

Les commandes spécifiques ou multi-affaires

Jongler entre les commandes multiples ou propres à un chantier prend du temps et peut être source d’erreurs. L’ERP gère ces commandes de manière flexible, en intégrant des fonctionnalités de gestion des fournisseurs, des achats et des stocks.

L’automatisation de l’édition de DGD

Éditer des documents tels que le DGD (Décompte Général Définitif) peut vite devenir chronophage. Votre ERP doit être facilitant et proposer des fonctionnalités permettant d’éditer ces documents de manière automatisée.

La bibliothèque d’ouvrages

Impossible d’ignorer la bibliothèque d’ouvrages lorsqu’on évoque le BTP. C’est un critère essentiel. Votre future solution doit impérativement vous la proposer. Dans le cas contraire, soit vos équipes passeront trop de temps dans la rédaction des chiffrages, soit vous aurez une analytique incomplète. Cette fonction permet de faciliter la recherche et la sélection des ouvrages.

La validation des heures des compagnons

Votre ERP bâtiment peut intégrer un système de validation des heures, qui permette aux chefs de chantier de valider les heures de travail des compagnons.

Le multi-agences

Votre entreprise dispose de plusieurs agences ? Votre organisation souffre d’un manque d’harmonisation des processus entre différentes agences ou entités ? Il est impératif de choisir un ERP BTP proposant une gestion multi-agences pour régler ce problème. Les données remonteront facilement pour un partage d’informations et un pilotage plus simple.

Pensez également au pilotage des sous-traitants celui des engins et matériels, des documents, des risques et de la qualité. Votre ERP a aussi pour mission d’ouvrir le champ des possibles pour faire progresser votre organisation.

2- L’hébergement du logiciel : le choix technique

Choisir un ERP BTP est une chose. Décider de l’hébergement de vos données est tout autant crucial. Opter entre un hébergement on-premise (en local) ou dans le cloud dépend des activités spécifiques de votre entreprise du bâtiment. C’est un aspect crucial pour assurer la disponibilité constante des services. Votre choix impacte la disponibilité, le niveau de protection des datas, la maintenance de votre système et le montant total de votre projet (voir plus bas).

L’option On Premise quand vous voulez garder le contrôle

L’hébergement en client lourd implique que vous installiez et mainteniez vous-même l’ERP sur vos propres serveurs physiques, dans l’entreprise. Cela offre un contrôle total sur les données et les configurations. Cependant, ce choix nécessite un investissement initial plus élevé (achat du serveur) et des moyens humains pour la maintenance.

Le Cloud pour plus de souplesse et moins de contraintes

Cette solution (client léger) implique que l’ERP soit hébergé sur des serveurs distants, accessibles via Internet. Le choix du cloud offre une flexibilité accrue, permettant l’accès aux informations depuis n’importe où, et minimisant les coûts initiaux et celui de la maintenance.

Posez-vous les bonnes questions :

Quels sont nos besoins en termes de mobilité et de disponibilité des données sur les chantiers ?
Comment garantirons-nous la protection des informations et assurerons-nous la continuité du service ?

Si ces questions sont importantes pour vous, le cloud est sûrement un critère pertinent pour l’hébergement de votre ERP.

3- Choisir le bon partenaire pour déployer votre ERP

Éditeur ou intégrateur : il y a du pour et du contre à travailler avec chacun d’eux.

L’éditeur qui connaît son produit sur le bout des doigts

S’appuyer en direct sur les éditeurs de logiciels peut présenter des lacunes en termes d’expertise pour le déploiement de l’ERP. Ils peuvent manquer de compétences en chefferie de projet : compréhension de vos besoins, formation et traitement des retours en interne. Mais leurs connaissances du logiciel et ses possibilités sont incomparables.

L’intégrateur qui comprend vos enjeux terrain

Il se spécialise dans la mise en place de l’ERP. Il saura adapter le logiciel en fonction de vos besoins. Cependant, il n’a pas le contrôle sur la programmation du logiciel, ce qui vous rend dépendant de sa relation avec l’éditeur. De plus, il peut y avoir une certaine inertie entre vos demandes d’évolution et leur réalisation.

Ceci dit, il est coutumier de dire qu’il vaut mieux avoir un bon intégrateur et un mauvais éditeur que le contraire. L’intégrateur fera tout son possible pour vous satisfaire avec les outils à sa disposition. Mais si vous ne souhaitez pas prendre le risque de vous retrouver dans l’une de ces situations, choisissez de ne pas décider.

Un partenaire qui a les deux casquettes

Cette solution vous permet de bénéficier de l’expertise des éditeurs et des intégrateurs. Cependant, ne prenez pas cela pour argent comptant. Vérifiez si ce partenaire dispose réellement des compétences pour vous offrir ces avantages.

Plusieurs aspects cruciaux doivent être pris en considération pour guider votre choix :

• L’expertise approfondie du prestataire quant aux besoins métier spécifiques de votre entreprise du bâtiment.
• La capacité de l’intégrateur à personnaliser l’ERP pour s’aligner parfaitement avec vos processus opérationnels uniques.
• La conduite d’une collaboration efficace entre l’éditeur et l’intégrateur, en cas de structures distinctes, pour répondre de manière cohérente aux exigences de votre entreprise.

4- Choisir un outil métier ou généraliste ?

Il est important d’évaluer soigneusement si un ERP généraliste répondra à l’ensemble de vos besoins ou si une solution spécialisée dans les métiers du bâtiment est essentielle pour optimiser votre activité.

L’ERP généraliste

Les ERP généralistes sont traditionnellement flexibles pour s’adapter à un large éventail de secteurs. Ils nécessitent donc un temps de paramétrage conséquent pour personnaliser le logiciel à chaque secteur, à chaque entreprise. Un généraliste peut vous proposer des fonctionnalités plus étendues qu’un outil métier comme la comptabilité ou le pilotage RH.

Il existe pléthore de logiciels généralistes sur le marché. Pensez à explorer les différentes alternatives disponibles avant de faire votre choix. Attention à ne pas choisir votre ERP BTP trop vite. Une fois installé, un outil qui ne s’adapte pas à votre entreprise et vos différents flux peut être un frein à votre productivité.

L’ERP spécialiste du bâtiment (solution métier)

Un progiciel ERP BTP est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises du secteur du bâtiment et des travaux publics. Ces logiciels métiers intègrent intègre des fonctionnalités qui facilitent la planification des ressources, le suivi des chantiers, la gestion des sous-traitants, l’utilisation d’ouvrages dans les devis.

Chaque terme est pensé BTP, l’outil parle le même langage que vos équipes : métré, DGD, plan de charge, levées de réserves, conducteur de travaux, etc.

La capacité de personnalisation plus avancée et ses fonctionnalités adaptées favoriseront une meilleure efficacité opérationnelle.

5- Les fonctionnalités clés d’un ERP métier

L’ERP doit disposer d’un large éventail de modules pour répondre aux besoins de l’entreprise, tant en termes d’habitudes de travail que de pilotage spécifique aux activités du BTP.

Même si un cahier des charges précis vous aidera à exprimer clairement les besoins fonctionnels de votre entreprise, voici des grandes fonctionnalités que vous pouvez considérer pour amorcer vos recherches :

• CRM
• Devis et facturation
• Planification
• Suivi des chantiers
• Gestion des sous-traitants
• Gestion des matériels
• Suivi des temps
• Achats et stocks
• Comptabilité
• Paie
• Gestion RH
• Gestion de maintenance ou SAV
• Tableaux de bord
• etc

Essentielles aux entreprises du bâtiment, leur choix permettent de rationaliser la gestion des projets et d’améliorer la productivité.

6- Le coût réel

Il n’y a pas une réponse toute faite quant au niveau d’investissement. Dès l’acquisition ou sur le long terme, voici quelques clés pour vous aider à budgétiser de manière adéquate.

Le coût d’acquisition

S’il existe des solutions que vous pouvez acheter, la majorité des logiciels fonctionnent en mode licence. L’achat est bien plus onéreux et donc fortement engageant.

Le déploiement

Il s’agit des frais de paramétrage, de migration de données, de développements spécifiques et de mise en place des processus métier.

La formation des utilisateurs

Un conseil : ne lésinez pas sur ce poste. Plus vite les utilisateurs maîtriseront leur nouvel outil, mieux votre entreprise se portera du fait de l’efficacité des processus.

Certaines solutions sont certifiées Qualiopi, vous permettant de faire financer une partie de votre projet ERP (la formation) par votre OPCO. Néanmoins, pas de magie ici : plus un logiciel est personnalisable, moins elle a de chance d’être certifiée Qualiopi. En effet, difficile pour un prestataire de faire certifier ses processus de formation si les flux opérationnels diffèrent d’un client à un autre.

La maintenance et les mises à jour

Si immatériel soit-il, un logiciel doit être maintenu pour garantir son bon fonctionnement. Il en est de même pour le serveur physique sur lequel il est hébergé. Dans le cas d’une solution cloud, ces coûts sont inclus dans la prestation et figurent en détail dans le contrat d’abonnement. Dans le cas d’un hébergement en client lourd, budgétez la maintenance du logiciel et celle du serveur.

En mode cloud, votre entreprise bénéficie aussi de mises à jour, incluses aussi dans l’abonnement. En mode achat, les mises à jour sont généralement payantes. Il s’agit donc d’un coût à anticiper, même si c’est plus difficile au démarrage d’un projet ERP.

Gare aux coûts cachés ou variables

Dans votre budget, vous pouvez prévoir le temps consacré par votre équipe projet : le recueil des besoins fonctionnels, l’élaboration du cahier des charges, les démos et soutenances des prestataires, le travail de comparaison des solutions retenues, etc. Si votre entreprise externalise tout ou partie de cela à un consultant, ce coût sera alors plus rapidement identifiable.

Prévoyez-vous de conserver un ou plusieurs éléments de votre système d’information ? Alors il est essentiel de budgéter le coût des interfaces et de leur maintenance à votre futur outil. Des acteurs du marché proposent des intégrations natives à certains logiciels, limitant ou effaçant ce poste de coûts.

Pensez à long terme : prévoyez-vous une croissance de l’entreprise ? Si oui, alors budgétez un nombre de licences supplémentaires par an, et la formation associée.

Enfin, l’assistance technique est-elle incluse dans votre abonnement ou fait-elle partie d’un forfait supplémentaire ?

Si le coût total peut vous sembler élevé, il est essentiel de l’associer au retour sur investissement (ROI) qui sera au rendez-vous, dès lors que vous avez bien cadré votre projet.

7- La disponibilité des services : votre logiciel ne doit jamais vous lâcher

La disponibilité des services est déterminante pour assurer le bon fonctionnement de l’ERP. En examinant chaque critère, vous êtes en mesure d’évaluer la fiabilité du fournisseur de l’ERP. Vous vous assurez aussi que celui-ci est en mesure de répondre à vos besoins opérationnels et de pilotage. Il doit être aussi en mesure de garantir un support et une assistance technique de qualité en cas de problèmes ou de besoins d’évolution du système.

Disponibilité du système

L’indisponibilité de l’ERP peut impacter vos opérations, il faut donc s’assurer que le logiciel vous garantisse un haut niveau de disponibilité des données. Interrogez vos prestataires potentiels sur le temps de disponibilité de la solution. Il est exprimé en pourcentage sur une base annuelle.

Support et assistance technique

Informez-vous sur le processus de résolution des problèmes et des canaux de communication disponibles (téléphone, e-mail, chat en direct, base de connaissances). Un haut niveau disponibilité du support technique est essentiel à votre activité. En cas de questions ou difficultés rencontrées, il faut vous assurer de pouvoir être dépanné rapidement.

8- Conduite du changement et adoption du logiciel

L’évaluation de ces critères mettra toutes les chances de votre côté pour que, dans chaque service de votre entreprise, les utilisateurs de l’ERP soient plus productifs et satisfaits de l’outil. Son adoption sera plus fluide et la résistance au changement moins forte. Voici quelques points à considérer :

Facilité d’utilisation

L’interface utilisateur de l’ERP est tenue d’être la plus intuitive et conviviale possible. Elle doit être facile à naviguer, même pour des utilisateurs moins familiers avec les outils technologiques. Cependant, la puissance fonctionnelle d’un outil peut se faire au détriment de l’ergonomie. Pesez le pour et le contre et décidez du niveau d’importance de l’ergonomie pour vos équipes.

Adaptabilité aux besoins du BTP

Il faut que l’outil prenne en compte les processus particuliers du secteur. Évaluez le fait qu’il soit suffisamment flexible pour s’adapter aux méthodes de travail propres au suivi et à la gestion des chantiers.

9- La protection des données

Nos conseils vis-à-vis de la fiabilité de votre ERP inclut :

• La protection des informations sensibles (y compris celles de vos clients)
• Le respect des normes de conformité
• L’assurance de la pérennité des opérations
• La minimisation des risques liés à la gestion des données

Sécurité des informations

Veillez à ce que des protocoles de sécurité tels que le cryptage des données, les pare-feu et les mesures de protection contre les cyberattaques soient mis en place. Cette vérification renforcera aussi la confiance de vos clients, surtout si vous leur mettez à disposition un accès à un portail client.

Conformité aux normes et règlements

Assurez-vous que l’outil respecte pleinement les réglementations en matière de protection des données. Notamment le RGPD, ainsi que d’autres normes pour les entreprises du BTP.

Sauvegarde et récupération des données

Priorisez la mise en place de mécanismes de sauvegarde et de récupération des données en cas de perte, de panne du système ou de cyberattaques pour assurer la continuité des opérations.

Gestion de droits : la maîtrise des accès

Mettez en place des protocoles pour contrôler et gérer les droits d’accès des utilisateurs à l’ERP. Chaque utilisateur ne doit pas accéder à l’ensemble des fonctionnalités.

Suivi des activités

Optez pour une solution intégrant des outils pour surveiller les activités des utilisateurs, facilitant la détection rapide d’anomalies ou d’activités suspectes.

10- La pérennité de l’outil

Il important de choisir un ERP BTP qui évoluera en fonction de vos besoins futurs. Mais aussi qui restera pertinent face aux évolutions de votre secteur et offrira une réponse adéquate aux changements à venir.

Une solution qui évolue avec votre entreprise

Sélectionnez un ERP capable d’intégrer de nouvelles fonctionnalités, des modules supplémentaires ou des mises à jour sans compromettre la stabilité du système. Aujourd’hui, certains logiciels intègrent des fonctionnalités d’IA pour automatiser les processus décisionnels et l’analyse des données. Une erreur classique : faire confiance presque aveuglément dans une solution « historique » sans questionner ses perspectives d’évolution.

Agilité dans la gestion des projets

Optez pour un outil proposant des modules favorisant un pilotage agile des projets, capable de s’adapter rapidement aux modifications des chantiers.

Capable d’intégrer les innovations du secteur

Demandez-vous s’il faut choisir un ERP BTP intégrant des avancées technologiques pertinentes comme l’IoT, la réalité augmentée, la modélisation 3D, etc. Parfois séduisantes, elles ne sont parfois pas nécessaires à votre organisation. Néanmoins, ces fonctionnalités témoignent du dynamisme de votre futur prestataire.

Stratégie de développement et roadmap produit

Votre ERP et son fournisseur sont tenus d’avoir une vision claire du développement futur dans le contexte du BTP, incluant une roadmap produit indiquant les futures évolutions et améliorations prévues.

En suivant ces critères, vous avez désormais les clés pour identifier la solution idéale. Appliquez cette méthode pour comparer les solutions du marché de façon objective et prenez le temps nécessaire pour faire le bon choix.

Votre futur ERP vous aidera à améliorer votre productivité, votre rentabilité, et votre prise de décision dans votre activité du bâtiment.

Pour aller plus loin dans votre recherche, préparez 10 questions essentielles à poser à un intégrateur d’ERP BTP lors d’une première démo pour évaluer efficacement la solution et la qualité de votre futur partenaire.