De gestion papier à ERP, comment Tapio maîtrise ses marges et peut envisager une croissance sereine

Secteur : Construction et charpente bois
Collaborateurs : 36
Utilise myB2O depuis : 2024

Tapio en quelques mots

Fondée en 1994 sous le nom Hugonnard, l’entreprise s’est spécialisée dans la construction bois, avec une expertise reconnue en charpente, couverture et ossature bois. En 2022, Hugonnard devient Tapio. Tout en conservant son ADN, l’entreprise se réinvente en poursuivant ses objectifs de croissance.

Certifiée PEFC et Bois des Alpes, elle privilégie l’utilisation de bois local et traçable, dans une démarche écoresponsable. Tapio intervient dans la région Rhône-Alpes sur des chantiers variés : de la rénovation pour particuliers à des projets publics de grande envergure.

Forte de ses 36 salariés et quelques intérimaires ayant vocation à rejoindre l’équipe en CDI, elle se distingue dans un secteur morcelé, où 95% des entreprises de charpente emploient moins de 10 personnes*.

*Source : Observatoire des métiers du BTP.

Frédéric Sandau a racheté l’entreprise en 2022 et en est le dirigeant.

L’impossibilité de suivre la rentabilité de chaque chantier avec un pilotage à l’aveugle

Lorsque Frédéric Sandau reprend l’entreprise, les méthodes de gestion étaient manuelles. Chaque chantier était géré exclusivement par des dossiers papier et zéro donnée informatisée. Toute la gestion d’entreprise reposait sur des méthodes inefficaces et complexes. Les pertes de temps à chercher des dossiers et autres informations étaient légion.

Cette absence de digitalisation rendait presque impossible tout suivi précis de la rentabilité des chantiers. En-dehors des bilans comptables annuels, l’entreprise ne pouvait pas savoir si elle gagnait ou perdait de l’argent sur chaque projet. L’entreprise avançait à tâtons, sans aucune idée de sa marge brute.

Pendant près de deux ans, la seule manière de mesurer la santé financière passait par des inventaires et des arrêtés intermédiaires au trimestre ou au semestre, bien trop éloignés des réalités du terrain. Les déboursés étaient réalisés de façon assez théorique, à l’aide de stabilos, de stylos et d’une calculatrice.

J’étais dans une situation assez angoissante. C’est-à-dire que vous vous retrouvez à bord d’une entreprise qui est quand même un gros bateau, vous avez une trentaine de mecs qu’il faut envoyer au boulot tous les matins. Et vous ne savez pas dire si vous gagnez de l’argent ou pas.

La première étape a été de numériser les dossiers sur le cloud SharePoint et d’éditer les factures de chantiers sous Excel. Mais même si ce premier pas vers la digitalisation a fait gagner un peu de temps, ce n’était pas encore performant et cela ne répondait pas à l’objectif de pilotage de la rentabilité au chantier.

On ne savait pas ce qui contribuait de manière positive ou négative au niveau de l’activité. Pour moi, un chantier ça se pilote, et ça se pilote au moment où ça se passe. Ça ne se pilote pas trois mois après. On ne supportait plus cette situation dans la façon dont l’entreprise était gérée.

Il devenait impératif de trouver un outil qui permettrait de centraliser toutes les données pour y accéder rapidement, de piloter chaque chantier avec précision, et de sortir de cette gestion « au doigt mouillé ».

La recherche d’une solution adaptée : entre complexité et lacunes

Après une première année consacrée à la stabilisation de l’entreprise, Frédéric Sandau a décidé de s’attaquer à la transformation digitale de la gestion opérationnelle et du pilotage des chantiers. Avec son équipe, il a élaboré un cahier des charges précis, centré sur le suivi analytique des chantiers, un enjeu majeur pour améliorer la rentabilité et optimiser les ressources. Plusieurs démos comparatives ont alors été menées avec des éditeurs de logiciels, comme Onaya, Vertuoza ou encore Graneet.

Cependant, la recherche de la solution idéale ne s’est pas faite sans difficulté.

On a vu des outils où il fallait monter une infrastructure en interne, passer par un autre prestataire… Une solution nous paraissait très complète, mais d’une complexité et d’une ergonomie effrayante : quand vous êtes en démo avec le commercial et que pour faire la moindre action, il faut 15 clics…

L’infrastructure et la lourdeur de ces logiciels, bien que puissants, semblaient déconnectées des réalités quotidiennes d’une PME du BTP comme Tapio.

D’autres outils, plus modernes et esthétiques, ont également été testés, mais ils n’ont pas convaincu non plus.

Ces solutions étaient certes visuellement très bien pensées, avec une belle ergonomie qui nous séduisait au premier abord. Mais au final, il y avait des manques dans des fonctionnalités clés. On s’est vite rendu compte que c’était insuffisant pour gérer nos chantiers.

L’un des grands défis était de trouver un compromis entre ergonomie et robustesse fonctionnelle, un équilibre qui semblait difficile à atteindre.

C’est en confrontant ces deux extrêmes – des solutions trop lourdes et des outils trop légers pour Tapio – que l’équipe a réalisé qu’il leur fallait un logiciel ERP BTP capable d’allier simplicité d’utilisation et robustesse.

myB2O BTP : la solution full web et complète d’un partenaire à l’écoute

Une richesse fonctionnelle adaptée aux besoins de tapio

Avec myB2O BTP, Frédéric Sandau a trouvé une solution offrant un suivi analytique précis, du budget initial aux déboursés, en passant par la gestion des stocks et des équipes. Cette richesse fonctionnelle permettait enfin de centraliser toutes les données en un seul endroit, garantissant une vision claire de la performance de chaque chantier.

Un logiciel full web

L’absence d’infrastructure interne a également pesé lourd dans la décision. Le mode cloud de myB2O offrait une solution dématérialisée, sans nécessiter l’installation coûteuse d’un serveur local. Cela permettait non seulement de limiter les risques, comme les pannes, voire les incendies, mais aussi de réduire les coûts liés à la maintenance.

C’est là où, quand on a vu la présentation de myB2O, on a vu un outil qui répondait à tous nos besoins au niveau fonctionnel. Et pas d’infrastructure à installer chez nous.

Une ergonomie qui a séduit l’équipe

myB2O a séduit l’équipe de Tapio par son interface claire et sa logique de navigation. L’outil permettait de réaliser rapidement les actions quotidiennes, sans se perdre dans des processus complexes. Cela a rassuré l’équipe de direction qui craignait qu’un logiciel trop compliqué démotive les collaborateurs. Le compromis entre fonctionnalités et ergonomie s’est avéré idéal pour leur l’équipe.

Une entreprise à taille humaine

Au-delà des aspects techniques, ce qui a marqué Frédéric Sandau et son équipe est la proximité et la relation de confiance instaurées avec B2O. En tant que PME, Tapio souhaitait un partenaire capable de répondre rapidement à ses besoins et de proposer un accompagnement personnalisé. À la fois éditeur et intégrateur, notre réactivité et le sens du service client ont fait la différence. Sans oublier les palets bretons apportés lors de notre venue chez Tapio !

On est une PME, et en face de nous, il y a un acteur avec le même état d’esprit. Chez B2O, les décisions sont en circuit rapide, ça circule vite, et ça, c’est aussi intéressant.

Des marges enfin sous contrôle et une gestion d’entreprise sereine

Des gains tangibles dès la mise en production

Depuis l’adoption de myB2O, les équipes ont progressivement intégré l’outil, transformant les méthodes de travail de l’entreprise. En quelques mois, la solution a permis d’améliorer la gestion des chantiers, de centraliser les données, et d’optimiser les processus de suivi client et prospect.

Suivi analytique des chantiers : plus de contrôle, moins d’incertitudes

Le suivi analytique des chantiers a radicalement changé. myB2O permet désormais de suivre chaque projet en temps réel, d’analyser les écarts entre les prévisions et la réalité, et de mieux piloter les équipes. En complément, la feuille statistique chantier et le planning des équipes offrent une vue d’ensemble claire sur le temps prévu et réalisé, ainsi que sur la disponibilité des ressources.

Cela facilite la planification, permet de mieux organiser les équipes, et améliore le confort dans la gestion des plannings et des congés.

Grâce à ces informations, l’équipe peut ajuster ses ressources de façon proactive, optimiser ses marges et prévoir d’éventuels problèmes.

Centralisation des données : tout à portée de main

L’un des plus grands bénéfices réside dans la centralisation des informations. Désormais, toutes les données – notamment les devis, les plannings, les achats, les commandes – sont réunies dans un seul outil.

On ne cherche plus à 50 000 endroits. On va dans myB2O, on a tout.

Cela a simplifié la coordination interne et fait gagner un temps précieux dans le traitement des tâches administratives et logistiques, pour une fluidité essentielle à la gestion quotidienne. En plus de cela, myB2O permet également d’attacher et de gérer facilement des documents aux chantiers ou aux fiches client, comme des plans ou tout autre PDF

Planification et management plus facile

Avec myB2O, la planification est efficace. Les équipes terrain reçoivent des informations détaillées avant de partir en chantier, notamment sur les délais à respecter. Cela permet d’anticiper les éventuels retards et d’ajuster les plannings en temps réel. Elles savent donc exactement où elles doivent en être à chaque étape du chantier, ce qui améliore la gestion du temps sans créer de tensions.

Résultat : des délais mieux respectés et une relation plus sereine avec les équipes.

On donne aux équipes un guide complet, avec des délais précis. Ça change complètement la relation et réduit les écarts.

Amélioration du suivi client et de la relation prospect

L’intégration du CRM a également professionnalisé le suivi client et prospect. Désormais, toute l’équipe dispose d’une vue d’ensemble claire des interactions passées avec chaque client.

Grâce aux rappels automatiques et aux notes de suivi, les relances sont mieux organisées, et aucun échange ne se perd. Cela permet à Tapio de gérer ses relations commerciales de façon plus proactive et de ne manquer aucune opportunité. Le module CRM de myB2O renforce la qualité des interactions avec les prospects.

Un accompagnement sur mesure

Au-delà de l’outil, l’accompagnement de B2O a été déterminant. Le Chef de projet dédié a su apporter des conseils adaptés tout au long du projet. Ce soutien personnalisé, combiné à la réactivité de l’équipe, a permis à Tapio de tirer le meilleur parti de la solution dès son déploiement.

B2O a su répondre aux besoins spécifiques de cette PME du BTP, en apportant à la fois une solution performante et un accompagnement de qualité. Le logiciel ERP myB2O BTP a transformé leur gestion de chantier et a permis de professionnaliser l’ensemble des processus internes.

Aujourd’hui, Tapio est plus agile, plus réactif et mieux armé pour saisir et gérer chaque opportunité, tout en travaillant avec plus de sérénité et d’efficacité. Frédéric Sandau peut envisager sereinement l’objectif de croissance de l’entreprise de près de 15% à moyen terme.